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• कदम

कई कंपनियों में इन्वेंटरी एक महत्वपूर्ण कार्य है। इसमें हाथ में माल की कुल मात्रा और उन्हें गिनने की प्रक्रिया शामिल है। कई कंपनियां यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर जांच करती हैं कि वे लोकप्रिय वस्तुओं से बाहर नहीं निकलती हैं, जबकि अन्य भौतिक गणना के साथ ऑर्डर किए गए सामानों की कुल राशि को जोड़ते हैं। यदि प्रक्रिया में अधिकता या कमी होती है, तो यह आपको गलत इन्वेंट्री ट्रैकिंग या संभावित चोरी जैसी समस्या के प्रति सचेत करेगा।

कदम

3 की विधि 1: स्टॉक लेवल तैयार करना

1. 

   इन्वेंट्री की चार श्रेणियों की खोज करें। इसमें वह सब कुछ शामिल है जो आप अपने व्यवसाय को चलाने के लिए उपयोग करते हैं और अपनी सेवा प्रदान करते हैं या अपने उत्पादों का उत्पादन करते हैं, और इसे चार श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है। इन्वेंट्री का प्रकार यह निर्धारित करता है कि आपके पास इसका कितना हाथ होना चाहिए।
   • कच्चे माल और घटक वे वस्तुएं हैं जिनका उपयोग आप सामान बनाने के लिए करते हैं।
   • कार्य प्रगति पर है आपके सामान का स्टॉक जो उत्पादन के बीच में है। वे तैयार नहीं हैं।
   • तैयार माल बेचने के लिए तैयार उत्पाद हैं।
   • उपभोगता वे सामग्री हैं जिनका उपयोग आप अपने व्यवसाय के काम के लिए करते हैं, जैसे कि कार्यालय की वस्तुएँ या ईंधन।
2. इन्वेंट्री से चिपके रहने के फायदे और नुकसान को समझें। आप हाथ पर स्टॉक की छोटी मात्रा रखने के लिए चुन सकते हैं और उन्हें आवश्यकतानुसार वितरित कर सकते हैं, या आप हाथ पर बहुत सारे स्टॉक रखना पसंद कर सकते हैं और जो आप वर्तमान में उपयोग नहीं कर रहे हैं उसे रख सकते हैं। प्रत्येक विधि के फायदे और नुकसान हैं।
   • हाथ पर बहुत कम या कोई स्टॉक होने से भंडारण लागत पर पैसा नहीं बचता है और आपको हमेशा सबसे अद्यतित घटकों का उपयोग करने की अनुमति मिलती है। हालाँकि, आपके पास विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता होने चाहिए और आप उत्पादन के बीच में सामग्री को चलाने का जोखिम भी उठा सकते हैं।
   • हाथ पर बहुत सारे स्टॉक होने का मतलब है कि आप थोक में सामग्री खरीदकर पैसे बचा सकते हैं और कभी भी बाहर चलने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। हालाँकि, आपको भंडारण के लिए भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है, और इससे पहले कि आप उनका उपयोग कर सकें, आइटम समाप्त हो सकते हैं या बाहर हो सकते हैं।
3. इन्वेंट्री लेने की लागत को समझें। सर्वश्रेष्ठ इन्वेंट्री स्तर का निर्धारण करने में स्टॉकिंग और क्रय इन्वेंट्री से जुड़े विभिन्न खर्चों को संतुलित करना शामिल है। इन्वेंटरी लागत में स्टॉक से बाहर खरीदारी, रखरखाव और भाग लेना शामिल है।
   • खरीद की लागत में परिवहन के लिए भुगतान करना शामिल है और उन कर्मचारियों के लिए जो सामग्रियों की गुणवत्ता प्राप्त करेंगे, स्टोर करेंगे और नियंत्रित करेंगे, साथ ही प्रशासनिक कर्मचारी जो ऑर्डर तैयार करेंगे, उन्हें जगह देंगे और प्रक्रिया का प्रबंधन करेंगे।
   • रखरखाव की लागतों में ऑफसाइट स्टोरेज, बीमा, शुल्क, पूंजीगत लागत और सामग्री को संभालने के लिए कर्मचारियों का भुगतान शामिल है।
   • यदि आप सामग्रियों से बाहर निकलते हैं, तो आउट-ऑफ-स्टॉक लागत उत्पादन को बाधित करती है।
4. जानें कि किस प्रकार का स्टॉक आपके स्टोर में कितना प्रभाव डालता है। बनाए रखने के स्तर इन्वेंट्री के प्रकार के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। प्रत्येक श्रेणी के लिए, विचार करें कि आपके आपूर्तिकर्ता कितने विश्वसनीय हैं। कीमत भी कुछ के बारे में सोचने के लिए है, जैसा कि कुछ सामग्रियों के मूल्य में उतार-चढ़ाव होता है, और आप उनमें से कुछ को थोक में खरीदकर छूट प्राप्त कर सकते हैं।
   • कच्चे माल के मामले में, शेड्यूलिंग और आप आपूर्तिकर्ताओं पर कितना भरोसा कर सकते हैं, यह आपके हाथ पर कितना प्रभाव डालता है। आपूर्तिकर्ता के साथ समस्या होने की स्थिति में सामग्री के वैकल्पिक स्रोतों का होना एक अच्छा विचार है। इसके अलावा, यदि सामग्री की कीमत में उतार-चढ़ाव होता है, तो सर्वोत्तम मूल्यों का लाभ उठाने के लिए खरीद को शेड्यूल करना आवश्यक हो सकता है।
   • प्रगति में काम का स्टॉक रखने से उपयोगी हो सकता है अगर उत्पादन में बाधा डालने वाले कच्चे माल की डिलीवरी में कोई समस्या हो।
   • यदि आप बैचों में वस्तुओं का उत्पादन कर रहे हैं या बड़े ऑर्डर का उत्पादन कर रहे हैं तो केवल तैयार उत्पादों की आपूर्ति हाथ पर रखें।
   • उपभोग्य सामग्रियों का स्टॉक स्तर इस बात पर निर्भर करता है कि आप उनका कितना उपयोग करते हैं, थोक खरीद पर छूट और आपके आपूर्तिकर्ता कितने विश्वसनीय हैं।
5. एक न्यूनतम स्तर निर्धारित करें। हाथ से आयोजित इन्वेंट्री इस स्तर से नीचे कभी नहीं गिरनी चाहिए, और प्रतिस्थापन अवधि इसे प्रभावित करती है। यह इंगित करता है कि प्रयुक्त इन्वेंट्री को फिर से भरने में कितना समय लगता है। इसके अलावा, खपत की दर न्यूनतम स्तर निर्धारित करती है। जानें कि आप कितनी तेजी से सामग्रियों का उपयोग करते हैं और प्रतिस्थापन अवधि के दौरान आप कितना उपयोग करेंगे।
   • प्रतिस्थापन अवधि स्टॉक को फिर से भरने के लिए आवश्यक समय की मात्रा का प्रतिनिधित्व करती है। यह एक आदेश और उस की प्राप्ति के बीच दिनों की संख्या है।
   • खपत दर से तात्पर्य है कि आप किसी दिए गए समय में कितनी वस्तु का उपयोग करते हैं।
   • मान लीजिए, उदाहरण के लिए, आपके पास एक कार्यालय है और स्टॉक में रखने के लिए बांड पेपर की न्यूनतम संख्या तय करने की आवश्यकता है।
   • आप जानते हैं कि आपका सप्लायर पांच व्यावसायिक दिनों के भीतर आपको एक पेपर ऑर्डर दे सकता है। यह आपकी प्रतिस्थापन अवधि है।
   • आप यह भी जानते हैं कि आपका कार्यालय प्रति दिन औसतन तीन बार पेपर का उपयोग करता है। यह आपके उपभोग की दर है।
   • चूंकि आपको पता है कि आपकी प्रतिस्थापन अवधि पांच दिन है, इसलिए आपको कभी भी अपने पेपर स्टॉक को उस अवधि के लिए आवश्यक राशि से कम नहीं होने देना चाहिए। यदि आपका कार्यालय प्रति दिन कागज के तीन स्थानों का उपयोग करता है, तो पांच दिनों का स्टॉक 15 स्थानों पर होगा।
   • कागज के 15 स्थानों पर आपका न्यूनतम स्टॉक स्तर है।
6. Restocking का स्तर निर्धारित करें। जब स्टॉक उस स्तर पर पहुंच जाता है, तो ऑर्डर देने का समय आ जाता है। यह आमतौर पर अधिकतम और न्यूनतम स्तर के बीच होता है। जब पहुंच गया, एक टीम के सदस्य को नई सामग्रियों के साथ इन्वेंट्री को पुनर्स्थापित करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए एक खरीद अनुरोध करने की आवश्यकता है।
   • ऊपर दिए गए उदाहरण का उपयोग करना, ऑर्डर देने से पहले हमेशा अपने पेपर की आपूर्ति को न्यूनतम स्तर तक पहुंचने देना सबसे अच्छा अभ्यास नहीं हो सकता है। अनगिनत परिस्थितियाँ प्रसव में देरी कर सकती हैं और आपको कार्यालय में पेपरलेस छोड़ सकती हैं।
   • रिस्टॉकिंग के स्तर को निर्धारित करने के लिए, आपको यह विचार करने की आवश्यकता है कि आपका आपूर्तिकर्ता कितना विश्वसनीय है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपको पता है कि कभी-कभी, बारिश के महीनों के दौरान, खराब मौसम आपके प्रसव में कुछ दिनों की देरी कर देता है।
   • उस आपूर्तिकर्ता के साथ आपके इतिहास के आधार पर, आप तब पुन: व्यवस्थित करने का निर्णय लेते हैं जब आपकी कागजी सूची 10 दिनों के बराबर या 30 स्थानों पर गिरती है।
   • पेपर की बहाली का स्तर 30 सेंटीमीटर होगा।
7. एक अधिकतम स्तर निर्धारित करें। यह सामग्री की मात्रा है जिसके ऊपर आपको इन्वेंट्री नहीं रखनी चाहिए। यह स्तर कई कारकों से प्रभावित होता है; उदाहरण के लिए, आपको अपने पास उपलब्ध स्थान और भंडारण की लागत पर विचार करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, आपके पास स्टॉक के प्रकार के आधार पर, सरकारी आवश्यकताएं आपके द्वारा संग्रहित राशि को सीमित कर सकती हैं। मौसमी ज़रूरतें उस राशि को भी प्रभावित कर सकती हैं जो आपको हाथ पर रखने की ज़रूरत है। अंत में, आपके उद्योग के आधार पर, फैशन या मांग में परिवर्तन आपके कुछ विशेष सामग्रियों के अधिकतम स्तर को प्रभावित कर सकता है।
   • कुछ कंपनियां अधिकतम इन्वेंट्री स्तर की गणना करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करती हैं। सूत्र है: अधिकतम स्तर = पुनर्स्थापना स्तर - उपभोग दर x प्रतिस्थापन समय + आर्थिक आदेश मात्रा।
   • आर्थिक ऑर्डर मात्रा (ईओक्यू) एक गणना है जिसका उपयोग इन्वेंट्री को पुनर्स्थापित करते समय एक निश्चित मात्रा निर्धारित करने के लिए किया जाता है। इस लेख में बाद में इसकी चर्चा की गई है। इस उदाहरण के लिए, मान लेते हैं कि EOQ कागज का 30 मीटर है।
   • उपरोक्त जानकारी का उपयोग करके, अधिकतम स्टॉक स्तर की गणना सूत्र के साथ की जा सकती है।
   • पेपर के लिए अधिकतम स्तर 945 रिएम्स होगा।

3 की विधि 2: इन्वेंटरी को नियंत्रित करना

1. इन्वेंट्री नियंत्रण के उद्देश्य को समझें। वह सबसे अच्छे स्टॉक स्तर को बनाए रखने के लिए उपयोग किए जाने वाले तरीकों को समझता है। आप उन तरीकों के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं जो आपकी कंपनी के अनुरूप हैं। पहला कदम प्रबंधन के लिए सबसे महत्वपूर्ण वस्तुओं को निर्धारित करने के लिए इन्वेंट्री को प्राथमिकता देना है।
2. एबीसी विधि का उपयोग करके सूची को प्राथमिकता दें। यह स्टॉक स्तरों को नियंत्रित करने के लिए एक पद्धति है जो इन्वेंट्री को तीन श्रेणियों में विभाजित करता है। इसे एबीसी वक्र या 80-20 पद्धति के रूप में भी जाना जाता है। उद्देश्य सामग्री के प्रबंधन के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करना है। इस पद्धति का उपयोग करने से कंपनियों को भंडारण लागत कम करने और महंगी सामग्रियों को संरक्षित करने में मदद मिलती है।
   • ग्रुप ए में महंगे आइटम शामिल हैं। वे आम तौर पर कुल इन्वेंट्री के 10 से 20% का प्रतिनिधित्व करते हैं, लेकिन स्टॉक मूल्य का 50%। आप इन वस्तुओं को नियंत्रित करने में अपने अधिकांश प्रयासों का निवेश करेंगे।
   • समूह बी कुल स्टॉक का 20 से 30% और इसके मूल्य का लगभग 30% का प्रतिनिधित्व करता है। इन वस्तुओं के लिए मध्यम नियंत्रण उपायों की आवश्यकता होती है।
   • समूह C कुल इन्वेंट्री का 70 से 80% का प्रतिनिधित्व करता है, लेकिन मूल्य का केवल 30%। इस श्रेणी को नियंत्रित करने के लिए नियमित प्रक्रियाओं का उपयोग किया जा सकता है।
3. एक सतत प्रणाली के साथ इन्वेंट्री बनाए रखें। इसका मतलब है कि एक समय पर एक निश्चित मात्रा में ऑर्डर करना जब भी स्टॉक पूर्वनिर्धारित स्तर पर पहुंचता है। इस पद्धति का उपयोग श्रेणी ए में रखे गए सामानों के साथ किया जाता है, महंगे उत्पाद जिन्हें आपको सावधानीपूर्वक मॉनिटर करना चाहिए। आप रखरखाव पर बहुत पैसा खर्च नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आप भी उनके बिना नहीं रहना चाहते हैं, इसलिए आपको यह निगरानी रखने की आवश्यकता है कि आपके पास निरंतर आधार पर कितना है।
4. निर्धारित आदेश मात्रा के मूल्य को निर्धारित करने के लिए आर्थिक आदेश मात्रा (EOQ) की गणना करें। इस गणितीय सूत्र का उपयोग सबसे अच्छा स्टॉक स्तर तय करने के लिए किया जाता है। यह एक निरंतर इन्वेंट्री कंट्रोल विधि है, जिसका उपयोग निश्चित मात्रा निर्धारित करने के लिए किया जाता है, जिसे हर बार जब आप इन वस्तुओं के लिए ऑर्डर करते हैं, तो उसे ऑर्डर करना होगा। आपको स्टॉक से श्रेणी ए के लेखों के साथ इसका उपयोग करना चाहिए।
   • EOQ सूत्र है।
   • सूत्र में, क्यू = प्रति आदेश मात्रा, ए = उस वस्तु की आवश्यक वार्षिक मात्रा, एस = प्रति आदेश लागत और मैं = प्रति इकाई इन्वेंट्री को बनाए रखने की वार्षिक लागत।
   • उदाहरण के लिए, मान लें कि आप बास्केटबॉल बेचते हैं। प्रति आदेश लागत R $ 400.00 है, रखरखाव लागत प्रति इकाई R $ 10.00 प्रति वर्ष है, और आपके पास प्रति वर्ष R $ 20,000.00 बास्केटबॉल की मांग है।
   • सबसे अच्छा औसत ऑर्डर 1,265 बास्केटबॉल होगा। यदि वार्षिक मांग 20,000 है, तो आपको एक वर्ष () में 16 आदेश देने होंगे।
5. एक आवधिक प्रणाली के साथ इन्वेंट्री स्तर बनाए रखें। इसका मतलब है कि निश्चित समयावधि के बाद वस्तुओं को फिर से ऑर्डर करना। एक निश्चित अंतराल बीतने के बाद एक चर राशि का अनुरोध किया जाता है। उदाहरण के लिए, महीने में एक बार आप एक आइटम का ऑर्डर करते हैं, जिसकी मात्रा पिछले महीने में कितना इस्तेमाल की गई थी, इसके आधार पर भिन्न होती है। यह विधि श्रेणियों बी और सी में वस्तुओं के लिए अच्छी तरह से काम करती है, क्योंकि आपको उन पर इतना कड़ा नियंत्रण रखने की आवश्यकता नहीं है और थोक में बहुत अधिक मांगने के जोखिम को स्वीकार कर सकते हैं।

3 की विधि 3: अपने स्टॉक को ट्रैक करना

1. एक नियमित इन्वेंट्री गणना करें। लेखांकन प्रक्रिया के भाग के रूप में, आपको अपनी सूची के मूल्य को निर्धारित करने के लिए एक वार्षिक गणना अभ्यास करने की आवश्यकता है, जिसका अर्थ है कि स्टॉक की सूची या सूची को स्वयं बनाना, उसके स्थान और उसके मूल्य पर ध्यान देना। बार कोड या रेडियो फ्रीक्वेंसी आइडेंटिफिकेशन टैग जैसे टूल आपकी इन्वेंट्री को नियंत्रित करने में आपकी मदद करते हैं। आप प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से कर सकते हैं, कर्मचारियों के साथ भौतिक रूप से गिनने वाले आइटम, या इलेक्ट्रॉनिक रूप से, नियंत्रण सॉफ्टवेयर के साथ।

2. 

   
   
   एक मैनुअल विधि का उपयोग करें। स्टॉक में कुछ वस्तुओं के साथ छोटे व्यवसायों के लिए मैनुअल सिस्टम सबसे उपयुक्त हैं। आप मैन्युअल इन्वेंट्री नियंत्रण के लिए दो तरीकों के बीच चयन कर सकते हैं। पहले को दो-बॉक्स प्रणाली के रूप में जाना जाता है। दूसरे में एक इंडेक्स बनाना और इन्वेंट्री कंट्रोल कार्ड का उपयोग करना शामिल है।
   • दो-बॉक्स प्रणाली में, प्रत्येक चक्र में खरीदी गई वस्तुओं और मात्रा के लिए एक खरीद चक्र निर्धारित किया जाता है। उदाहरण के लिए, कार्यालय प्रति सप्ताह या प्रति माह आपूर्ति खरीद सकते हैं। शुरू करने के लिए, पिछले दो खरीद चक्रों के लिए पर्याप्त वस्तु खरीदें। लेखों को दो समूहों में विभाजित करें।जब पहले एक का उपयोग किया जाता है, तो खरीद चक्र के लिए पर्याप्त ऑर्डर करने का समय है। दूसरे समूह की सामग्री का उपयोग किया जाता है जबकि अन्य का आदेश दिया जाता है।
   • दूसरी प्रणाली के लिए, एक इंडेक्स बनाएं जो इन्वेंट्री के सभी आइटम और प्रत्येक आइटम के लिए एक कार्ड फ़ाइल सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक कार्ड पर एक आइटम का विवरण रिकॉर्ड करें। जब एक सामग्री खरीदी या फिर से ऑर्डर की जाती है, तो कोई प्राप्त की गई मात्रा, प्रति यूनिट की कीमत और अन्य जानकारी जैसे ऑर्डर विवरण, कैटलॉग नंबर या सीरियल नंबर रिकॉर्ड करता है।

3. 

   
   
   सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। इन्वेंटरी प्रबंधन कार्यक्रम इन्वेंट्री स्तर और रिकॉर्ड खरीद, डिलीवरी और स्टॉक में वस्तुओं की बिक्री को ट्रैक करते हैं। कारखानों का उपयोग उत्पादन से संबंधित दस्तावेजों, जैसे कि वर्क ऑर्डर और चालान बनाने के लिए भी किया जा सकता है। वह आपकी सूची के EOQ विश्लेषण का प्रदर्शन कर सकता है ताकि आपको सर्वोत्तम स्तर बनाए रखने में मदद मिल सके।
   • इन्वेंट्री कंट्रोल सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के फायदों में कम रखरखाव और ऑर्डर की लागत, इन्वेंट्री प्रबंधन में बेहतर दक्षता, बेहतर संगठन और सुरक्षा, और सामग्री का उपयोग कैसे किया जाता है, इस बारे में जानकारी शामिल है।
   • नुकसान यह है कि सॉफ्टवेयर महंगा और उपयोग करने के लिए जटिल हो सकता है।