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आजकल, ईमेल पाठ संदेश, फोन कॉल और त्वरित संदेश अनुप्रयोगों के साथ-साथ संचार के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले रूपों में से एक है। ईमेल पत्राचार इतना आम हो गया है कि बहुत से लोग भूल गए हैं कि किसी को सही तरीके से कैसे बनाया जाए। एक अच्छी तरह से रचित ईमेल उस संदेश में व्यावसायिकता और ईमानदारी को दर्शाता है, जिससे यह पूरी तरह से आवश्यक है कि एक व्यक्ति को यह पता होना चाहिए कि ईमेल संदेश को कैसे प्रारूपित किया जाए।

कदम

1. 

   अपने ईमेल का विषय लिखें। एक ईमेल की विषय पंक्ति संदेश का संक्षिप्त सारांश प्रस्तुत करती है। यह लाइन प्रत्यक्ष और संक्षिप्त होनी चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता को यह पता चल सके कि आपका ईमेल केवल कुछ सरल शब्दों में क्या है।
   • एक उदाहरण के रूप में, यदि आप किसी व्यवसाय के बारे में किसी को लिख रहे हैं, तो विषय पंक्ति को बहुत अधिक विवरणों के साथ जटिल न करें जैसे कि "मुझे वह कार पसंद है जिसे आप चला रहे हैं। मुझे उसका नीला रंग बहुत पसंद है और पहिए सुंदर हैं। ”
   • स्पष्ट रूप से अपने उद्देश्य को सीधे विषय पंक्ति में बताएं। उदाहरण के लिए: "आपके नीले सेडान के इच्छुक खरीदार"।

2. 

   
   
   उपयुक्त अभिवादन शामिल करें। आपको जो कहना है, उसके साथ तुरंत ईमेल शुरू न करें। "ग्रीटिंग्स" या "गुड मॉर्निंग" जैसी सामान्य शुभकामनाएं शामिल करें। आप एक यादृच्छिक व्यक्ति नहीं आना चाहते हैं और अभी भी आपको नमस्कार किए बिना आपसे बात करना चाहते हैं, क्या आप करेंगे? ई-मेल के साथ भी यही सच है।
   • अपने ग्रीटिंग को और अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए, उस पर प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम शामिल करें।

3. 

   
   
   अपने संदेश का मुख्य भाग लिखें। संदेश के प्रकार के आधार पर आप जो लिख रहे हैं और जिसे आप इसे भेज रहे हैं, आप इसे किसी भी तरह से लिख सकते हैं।
   • यदि आप किसी करीबी व्यक्ति को लिख रहे हैं, तो आप अपनी ईमेल ध्वनि को अधिक व्यक्तिगत बना सकते हैं; लेकिन यदि आप एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो आपको ईमेल को जितना हो सके उतना पेशेवर रखने की आवश्यकता है।
   • आपको अपने संदेश के प्रारूप को भी ध्यान में रखना होगा। फ़ॉन्ट शैलियों, आकारों और स्वरूपों का उपयोग न करें, जिन्हें पढ़ना मुश्किल है, और सभी बड़े अक्षरों का उपयोग करने से बचें। डिजिटल दुनिया में कैपिटल लेटर्स चीख-पुकार जैसे लगते हैं।

4. 

   
   
   अंतिम अभिवादन शामिल करें। उस ईमेल को समाप्त न करें जहां आपका संदेश समाप्त होता है। "ईमानदारी से", "ईमानदारी से", या कुछ भी जो आपको लगता है कि आपके द्वारा रचित ईमेल से अधिक मेल खाता है, जैसे कुछ अलविदा लिखें।
   • अंतिम अभिवादन आपके ईमेल में निश्चित रूप से फिट होना चाहिए। इसलिये? क्योंकि यदि आप एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो आपके पत्र के लिए "प्रेम के साथ" लिखना बंद करना उचित नहीं होगा; यह अनुचित होगा।

5. 

   एक हस्ताक्षर जोड़ें। हालाँकि आपके ई-मेल पते में आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ई-मेल में आपका नाम पहले से ही शामिल है, फिर भी यह अनुशंसा की जाती है कि आप प्रत्येक संदेश के साथ एक हस्ताक्षर भी लिखें। हस्ताक्षर सिर्फ सादे पाठ हो सकते हैं या, यदि आप रचनात्मक होना चाहते हैं, तो चित्र (एक लोगो और पसंद है)।
   • अपने स्वयं के हस्ताक्षर बनाने के लिए आपके द्वारा तैयार किए गए वेबमेल एप्लिकेशन या ईमेल क्लाइंट के हस्ताक्षर विकल्प का उपयोग करें।

टिप्स

• ईमेल संदेशों को प्रारूपित करने के अलावा, आपको उपयुक्त नामों वाले पतों का भी उपयोग करना चाहिए। यह "[email protected]" का उपयोग करके अपने बचपन के दोस्त को एक संदेश भेजने के लिए चोट नहीं करता है, लेकिन जब आप अपने बॉस को व्यावसायिक ईमेल भेज रहे हैं तो यह एक अच्छा विचार नहीं है।
• ईमेल बनाते समय, इंटरनेट के अच्छे शिष्टाचार का उपयोग करें। अनजान कॉन्टैक्ट्स को स्पैम या मैसेज न भेजें।
• एक प्राप्तकर्ता को कई संदेश भेजने से बचने के लिए भेजने से पहले अपना ईमेल संदेश हमेशा डबल-चेक करें। यदि वे करते हैं, तो उन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।