विषय

• कदम
• टिप्स
• आवश्यक सामग्री

कार्यालय फ़ाइलों को व्यवस्थित करना एक राग है, खासकर यदि आपके पास बहुत सारे दस्तावेज़ हैं। फिर भी, प्रक्रिया को जटिल या दर्दनाक नहीं होना चाहिए। आगे की योजना बनाकर और एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करके, आप अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे ताकि आप हमेशा यह पा सकें कि आप क्या देख रहे हैं, बिना कष्ट के। सिस्टम को व्यवहार में लाने के बाद, बस इसका पालन करें और व्यवस्थित रहें। आ जाओ?

कदम

विधि 1 की 3: एक प्रणाली का विकास

1. 

   
   

   

   एशले मून, एमए
   पेशेवर आयोजक

   हमारे विशेषज्ञ इससे सहमत हैं: सबसे जरूरी वाले कागजों को व्यवस्थित करें, जैसे कि बिल और प्रपत्र जिन्हें भेजने की आवश्यकता है। जिन्हें भविष्य में भरना होगा, जैसे कि आयकर, मध्य भाग में हैं। इस अनुभाग में वे दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए, जिन्हें आप समय-समय पर उपयोग करते हैं, जैसे कि मैनुअल और निर्देशिका। दराज में कागजात व्यवस्थित करें; प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ को एक दराज में रखें और हमेशा सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम महत्वपूर्ण क्रम में।

   
   

2. 

   सभी दस्तावेज़ पढ़ें। जब आप ढीले कागजों को संग्रहीत करने के लिए अलग करते हैं, तो उन्हें एक-एक करके पढ़ें और तय करें कि आप उन्हें किस श्रेणी या उपश्रेणी में संग्रहीत करेंगे। इससे आपके दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना और उन्हें केवल एक बार पढ़कर समय की बचत करना आसान हो जाएगा।
   • जैसा कि आप प्रत्येक आइटम का विश्लेषण करते हैं, इसे अपनी फाइलों में रखने की वास्तविक आवश्यकता का आकलन करें। यदि आपने पहले ही स्थिति को हल कर लिया है और किसी भी पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो प्रश्न में दस्तावेज़ को छोड़ना सबसे अच्छा है।

3. 

   
   
   सभी दस्तावेजों को अनफॉलो कर दें। मेल द्वारा प्राप्त पत्रों को आमतौर पर लिफाफे में बदल दिया जाता है। ले लो और सब कुछ दर्ज करने में सक्षम होने के लिए खोलें, चादरें व्यवस्थित करना ताकि वे समान रूप से स्टैक करें।
   • पता करें कि क्या आपको एक लिफाफा रखने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, वे अनावश्यक हैं और एक समस्या के बिना खारिज किया जा सकता है। यदि, किसी कारण से, आप मानते हैं कि आपको डिलीवरी के प्रमाण की आवश्यकता होगी, तो दस्तावेजों को लिफाफा स्टेपल करें और सब कुछ रखें।
   • दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों को अलग या खो जाने से रोकने के लिए स्टेपल पेपर। क्लैम्प क्लिप से बेहतर होते हैं, क्योंकि वे अधिक समान रूप से फिट होते हैं और दुर्घटना से अलग होने का खतरा नहीं होता है।

3 की विधि 3: फाइलें रखना

1. 

   
   
   एक "पुरालेख" टोकरी बनाएँ। जब भी मेल आता है या नई कागजी कार्रवाई बनाई जाती है, तो इसे जल्द से जल्द दर्ज करने के लिए एक टोकरी में रखें। एक बड़ा पर्याप्त कंटेनर खरीदें और इसे अपनी मेज पर छोड़ दें, जिसे "आर्काइव" नाम से पहचाना जाता है। इस तरह, आप खो नहीं जाएगा।

2. 

   दाखिल करने के लिए अलग समय निर्धारित करें। नए दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए दिन या सप्ताह में एक बार सेट करना एक अच्छा विचार है। यदि यह आपकी दिनचर्या का हिस्सा है, तो यह संभावना नहीं है कि आप संचित कार्य को पूरा करेंगे।
   • उदाहरण के लिए, दिन के लिए कागजात दर्ज करने के लिए काम से आधे घंटे को अलग करके शुरू करें। यदि यह पर्याप्त नहीं है, तो दिन के दौरान दो आधे घंटे की योजना बनाएं, दोपहर के भोजन से पहले और दिन की समाप्ति से पहले।
   • सफलता के लिए पुनरावृत्ति और संगति आवश्यक है।

3. 

   एक ऐसा सिस्टम बनाएं जिसे हर कोई समझ सके। यदि आप फ़ाइलों का उपयोग करने वाले एकमात्र व्यक्ति हैं, तो ऑर्डर रखना आसान है। यदि, दूसरी ओर, अन्य लोगों को फ़ाइलों के साथ छेड़छाड़ करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें बनाई गई प्रणाली को समझना और उसका पालन करना महत्वपूर्ण है। अपने आप को व्यवस्थित करने का कोई मतलब नहीं है अगर दूसरे आपके जैसा नहीं कर पाएंगे।
   • आवश्यक फ़ाइलों को हटाने और उन्हें अन्य कर्मचारियों को सौंपने के लिए तैयार होने के लिए अधिक कुशल हो सकता है। जब वे उपयोग करना समाप्त कर लें, तो उन्हें उन्हें फिर से फाइल करने के लिए इसे वापस करने के लिए कहें। तो, आप गलतियों से बचें।

4. 

   महत्वपूर्ण दस्तावेजों को सुरक्षित स्थान पर रखें। कुछ विशेष सामग्रियों को विशिष्ट और अलग वातावरण में रखने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कुछ कागजात एक सुरक्षित या अग्निरोधक बॉक्स में रखने की आवश्यकता होती है। बैंक तिजोरी या अपने वकील के कार्यालय में कुछ दस्तावेज रखना एक अच्छा विचार हो सकता है।

5. 

   बार-बार फाइलों की समीक्षा करें। फ़ाइलों की समीक्षा करने के लिए वार्षिक समय (या अधिक बार, यदि आवश्यक हो) सेट करें और तय करें कि क्या रखा जाना चाहिए या क्या खारिज किया जा सकता है (या एक ऑफ-साइट स्थान पर ले जाया गया है)। यदि किसी चीज का दोबारा उपयोग नहीं किया जाता है, तो उसे रखने का कोई कारण नहीं है, है ना? यदि, दूसरी ओर, आप अक्सर एक दस्तावेज का उपयोग नहीं करने जा रहे हैं, लेकिन आपको इसे रिकॉर्ड के रूप में रखने की आवश्यकता हो सकती है, इसे रखें।

टिप्स

• यह लेख संगठन और पत्राचार, खातों और अन्य मुद्रित सामग्रियों की भौतिक प्रतियों के संग्रह से संबंधित है, लेकिन प्रस्तुत सिद्धांत डिजिटल फाइलों के संगठन के लिए भी काम करते हैं। आप जिस तरह से पेपर करेंगे उसी तरह से इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर का उपयोग करें।

आवश्यक सामग्री

• अलमारी।
• निलंबित फ़ाइल फ़ोल्डर।
• फ़ोल्डर।
• हेंग टॅग्स।
• स्थायी मार्कर।