लेखक:
Robert White
निर्माण की तारीख:
6 अगस्त 2021
डेट अपडेट करें:
12 मई 2024
विषय
हम सभी जानते हैं कि काम में संगठित होना महत्वपूर्ण है; फिर भी, यह कई लोगों के लिए एक अंतहीन लड़ाई है। मानो या न मानो, संगठित रहना उतना मुश्किल काम नहीं है जितना लगता है। आदतों और चल रहे समाधानों में कुछ त्वरित परिवर्तन इस प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं जितना आप सोच सकते हैं।
कदम
4 की विधि 1: अपना स्पेस और टाइम मैनेज करना
अपनी गतिविधियों की निगरानी करें। कई दिनों के लिए, अपनी कई गतिविधियों को एक डायरी में दर्ज करें। यह आपको यह देखने में मदद करेगा कि आप इसे महसूस किए बिना भी क्या करते हैं, और आपको अपने संगठनात्मक और उत्पादकता विफलताओं का एक प्रारंभिक अर्थ मिलेगा। इसके अलावा, आपको अपने संपूर्ण लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए यह अभ्यास करना चाहिए। गतिविधि डायरी के माध्यम से, आप देख पाएंगे कि कौन से कार्य आपके समय को बर्बाद कर सकते हैं और कौन से आपके लक्ष्यों में योगदान कर सकते हैं।
अपने उच्च उत्पादकता कार्यक्रम निर्धारित करें। कुछ लोग सुबह में उत्पादक होते हैं, जबकि अन्य लोग जल्दी उठने के विचार से नफरत करते हैं। आपके पास पहले से ही दिन के कुछ हिस्सों की भावना हो सकती है जो आपको अधिक उत्पादक बनाते हैं। अपनी प्राथमिकताओं के बावजूद - रात, सुबह, दोपहर का भोजन या "भीड़ घंटे" से पहले या बाद में - अपनी उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए इन अवधि का लाभ उठाएं।
प्राथमिकता आपके कार्य। हम सभी जानते हैं कि कुछ कार्य दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं; हालाँकि, हम हमेशा उन्हें पर्याप्त प्राथमिकता नहीं देते हैं। उदाहरण के लिए, विकास, एक प्रणाली जो अनुस्मारक के माध्यम से कार्यों को वर्गीकृत करती है जिसमें ईमानदारी या लचीलेपन के साथ झंडे या सितारों जैसे ब्रांड शामिल हैं। इन रिमाइंडर को अपने कंप्यूटर या डेस्क के पास रखें, चाहे वर्चुअल हो या फिजिकल। अपना अधिक समय और ऊर्जा सूची में सर्वोच्च प्राथमिकता वाली वस्तुओं में समर्पित करें। उदाहरणों में छोटी समय सीमा के साथ कार्य शामिल हो सकते हैं, जैसे कि दिन के अंत तक या अगले दिन आपके द्वारा वितरित की जाने वाली चीजें। आप उन ग्राहकों, मालिकों या अन्य लोगों की प्रतिक्रियाओं को भी प्राथमिकता दे सकते हैं जो उत्पन्न खर्चों के लिए जिम्मेदार हैं। और, यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कोई कार्य कितना संवेदनशील या महत्वपूर्ण है, तो यह पूछना हमेशा एक अच्छा विचार है।
त्वरित कार्यों को तत्काल पूरा करें। सभी कार्यों को एक विशिष्ट समय के लिए प्राथमिकता और निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है।उनमें से कुछ को पूरा करने में योजना या समय निर्धारण कर सकते हैं। यदि हां, और आप इन कार्यों को तुरंत पूरा कर सकते हैं, तो आनंद लें! इस तरह से इन बाधाओं से निपटने से आपको शिथिलता से बचने में मदद मिलेगी।
अव्यवस्था और कार्य सामग्री का प्रबंधन करें। हमारी सारणियाँ अव्यवस्था के दृश्यों से फिल्मों के विनाश के दृश्यों तक आसानी से चली जाती हैं - जो संगठन को मुश्किल बनाती हैं। कुछ लोग सख्त सफाई नीतियों के तहत भी काम करते हैं। हालांकि वे आवश्यक नहीं हैं, अपने कार्य केंद्र को साफ करने के लिए कुछ कदम उठाएं।
- आदेश को फिर से शुरू करें। कचरा फेंकें और व्यवस्थित रूप से उन सामग्रियों को संग्रहीत करें जिनकी आपको आवश्यकता है। जब भी संभव हो क्लटर को साफ करें: ब्रेक के दौरान या कार्यों के बीच।
- उस गंदगी को साफ करें जिसे आप तुरंत पैदा करते हैं। तो, आपको बाद में सफाई के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। इसके अलावा, यह भविष्य में आपकी टेबल पर वर्तमान विकार को शेष रहने से रोकेगा।
- अपनी उँगलियों पर अपनी ज़रूरत की आपूर्ति रखें। जाहिर है, आपके आसपास सब कुछ अव्यवस्था का संकेत नहीं है। आपके द्वारा उपलब्ध उपकरणों का उपयोग करने से आपका समय बचता है और आपके कीमती स्थान का अच्छा उपयोग होता है।
गतिविधियों और नियुक्तियों के लिए अनुसूची समय. कुछ लोग केवल बैठकें करते हैं, लेकिन आवश्यक गतिविधियों की सूची नहीं बनाते हैं। सबसे महत्वपूर्ण कार्य, साथ ही नियुक्तियों का निर्धारण करना उपयोगी हो सकता है। आप विशिष्ट कार्यों को "समूह" भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: केवल मंगलवार और गुरुवार को मीटिंग शेड्यूल करें। अपने कैलेंडर पर खाली समय भी अपने लिए रचनात्मक समय निर्धारित करने या अप्रत्याशित घटनाओं को समायोजित करने के लिए रखें।
- एक एजेंडा और एक कैलेंडर का उपयोग करें। ये उपकरण iCalendar और Google Now जैसे अनुप्रयोगों के रूप में कागज या आभासी हो सकते हैं।
- अपनी गतिविधियों को श्रेणियों में अलग करें। रंग के आधार पर गतिविधियों को वर्गीकृत करना या अलग करना आपको महत्वपूर्ण के त्वरित दृश्य अनुस्मारक दे सकता है। इन श्रेणियों में शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए: पत्राचार, परियोजनाओं, घटनाओं, बैठकों, चर्चाओं और यहां तक कि शारीरिक व्यायाम के लिए विराम या समय।
- अपनी तकनीक का अनुकूलन करें। आउटलुक जैसे वर्चुअल कैलेंडर और ईमेल प्लेटफॉर्म, आपकी टू-डू सूचियों, आपके संपर्कों और आपके पतों को जोड़ सकते हैं। यह न केवल सब कुछ अधिक कुशल बनाता है, बल्कि यह आपकी सोचने की प्रक्रिया को भी अनुकूलित करता है।
- जब भी संभव हो, प्रतिनिधि कार्य करें। एक दिन के काम की तीव्रता को देखते हुए, यह भूलना आसान है कि आपको अपने दम पर सब कुछ करने की ज़रूरत नहीं है। किसी सहायक के कार्यों को निपटाएं या, यदि आप विशेष रूप से काम से जुड़े हुए हैं, तो किसी सहकर्मी से आपको एक एहसान करने और कुछ कार्यों में मदद करने के लिए कहें। जब सब कुछ शांत हो जाए तो आप उन्हें पुरस्कृत कर सकते हैं।
विधि 2 का 4: व्यवस्थित रूप से अपने ईमेल का ख्याल रखना
निर्धारित समय पर अपने ईमेल की जाँच करें। सभी को अपने इनबॉक्स से चिपके रहने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि प्राप्त कई संदेश इतने जरूरी नहीं हैं। यदि आप किसी ऐसे स्थान पर काम करते हैं जिसे ईमेल के लिए तत्काल प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता नहीं है, तो निर्धारित समय पर अपने इनबॉक्स की जांच करें - दिन में लगभग तीन या चार बार।
पुरालेख ईमेल संदेशों को अपने इनबॉक्स में ढेर करने के बजाय फ़ोल्डरों और लेबलों का लाभ उठाएं। आउटलुक में फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर हैं, जबकि जीमेल में लेबल और कई अलग-अलग इनबॉक्स हैं। यदि आप एक पत्रकार हैं, उदाहरण के लिए, आपके फ़ोल्डर्स को "वर्तमान रिपोर्ट", "भविष्य की रिपोर्ट", "पुरानी रिपोर्ट", "साक्षात्कार और स्रोत" और "कहानियां और विचार" कहा जा सकता है।
- हटाएं और संग्रह करें। पुराने और महत्वपूर्ण मेल को संग्रहीत करें और बाकी को हटा दें। उपरोक्त उदाहरण में, "पुरानी रिपोर्ट" फ़ोल्डर एक पत्रकार की फ़ाइल के रूप में कार्य करता है। जब आप पुराने ईमेल संदेशों को हटाना शुरू करते हैं, तो आपको आश्चर्य होगा कि कितने आइटम कचरा में जाते हैं और कितने आइटम संग्रहीत किए जाते हैं। कुछ लोग अपने इनबॉक्स को खाली करना पसंद करते हैं - एक भी संदेश को बिना पढ़े नहीं छोड़ना (या किसी भी संदेश को उनके इनबॉक्स में नहीं छोड़ना)। फ़ोल्डरों और लेबलों का उपयोग करने के अलावा, आप "संग्रह" फ़ंक्शन का उपयोग करके बॉक्स को खाली कर सकते हैं, काम पर ब्रेक के दौरान पुराने ईमेल को हटा सकते हैं या खाता व्यवस्थित करने वाले एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं।
जब भी यह सबसे कुशल हो, संचार के अन्य रूपों का उपयोग करें। कभी-कभी, एक साधारण फोन कॉल एक समस्या को हल कर सकता है जिसे दस ईमेल के आदान-प्रदान की आवश्यकता होगी। यदि हां, तो व्यक्ति को बुलाओ! यदि आप जानते हैं कि ईमेल का आदान-प्रदान एक चर्चा उत्पन्न करेगा या कई संदेशों को शामिल करेगा, तो फोन पर बात करना सबसे अच्छा हो सकता है। इस तरह, आप इलेक्ट्रॉनिक संदेशों के माध्यम से लंबी और लंबी चर्चा से बचते हुए, अधिक विवरण प्राप्त करने में सक्षम होंगे। आप किसी सहकर्मी को ईमेल भी भेज सकते हैं और कुछ ऐसा कह सकते हैं जैसे "मेरे पास इस विषय पर आपके लिए बहुत सारे प्रश्न हैं। शायद हमें एक दूसरे से बात करनी चाहिए। क्या मैं आपको पांच मिनट में कॉल कर सकता हूं?"
व्यवधानों को सीमित करें। हालांकि रणनीतिक ब्रेक उपयोगी हैं, काम के घंटों के दौरान रुकावटें नहीं हैं। वे आपको धीमा कर सकते हैं, आपके काम की गति को तोड़ सकते हैं और आपके सोचने के तरीके को खो सकते हैं। इसलिए जब आप जानते हैं कि आप बहुत व्यस्त हैं, तो विशेष लिखित और ध्वनि संदेशों का उपयोग करने का प्रयास करें। ये उपकरण केवल तब उपयोग नहीं किए जाते हैं जब आप कार्यालय में नहीं होते हैं; इनका उपयोग तब किया जा सकता है जब आप कार्यों से बँधे हुए हों। बहुत से लोग "ओपन डोर" नीति का भी उपयोग करते हैं - लेकिन आपको हर समय अपने कमरे को खुला छोड़ने की ज़रूरत नहीं है। यहां तक कि आप दरवाजे पर एक दोस्ताना नोट भी छोड़ सकते हैं, जैसे "मैं कॉल के बीच में हूं" या "मैं व्यस्त हूं। कृपया बाद में वापस आएं या ईमेल भेजें"।
"बादलों" की सेवाओं का उपयोग करें। क्लाउड सेवा (जिसे "क्लाउड कंप्यूटिंग" के रूप में भी जाना जाता है) पर विचार किया जा सकता है, क्योंकि यह सस्ता, स्केलेबल, कुशल और आसानी से अपडेट किया जाता है। इन बादलों द्वारा उपलब्ध कराई गई सामग्री विशेष रूप से उपयोगी हो सकती है, क्योंकि आप इसे विभिन्न उपकरणों पर उपयोग कर सकते हैं: कंप्यूटर, टैबलेट, स्मार्टफोन आदि। क्लाउड बैकअप डिजिटल बैकअप बनाने के लिए प्राथमिक या माध्यमिक तरीके के रूप में भी कार्य करता है। अपने कार्यस्थल में आईटी या सॉफ्टवेयर के लिए जिम्मेदार व्यक्ति से परामर्श करें। बादलों में आपके पास पहले से ही खाली जगह हो सकती है (या आप उस जगह को छोटी वार्षिक फीस के लिए भी खरीद सकते हैं)।
इंटरनेट पसंदीदा का उपयोग करें। सर्वश्रेष्ठ ब्राउज़रों को बुकमार्क करना संभव हो जाता है - जब आप ईमेल पते को सहेजते हैं और व्यवस्थित करते हैं जो आप आसान और त्वरित पहुंच के लिए अक्सर जाते हैं। उनका लाभ उठाएं, ताकि आप उन महत्वपूर्ण वेबसाइटों के बारे में न भूलें जो उद्योग समाचार या जानकारी रखती हैं।
3 की विधि 3: समय का लाभ उठाना
एक साथ कई कार्यों का अभ्यास करने से बचें। इस संबंध में, अधिकांश विशेषज्ञों की राय समान है। यद्यपि यह टीवी पर तेज और ठंडा लग सकता है, कई कार्यों ("मल्टीटास्किंग" या "मल्टीटास्किंग") का एक साथ अभ्यास कुशल नहीं है और आपके संगठनात्मक प्रभाव को बिगाड़ सकता है। एक समय में अपना पूरा ध्यान किसी एक कार्य के लिए समर्पित करना चुनें; इसे समाप्त करें और सूची पर अगले आइटम पर आगे बढ़ें।
अपने लिए एक शेड्यूल या कैलेंडर बनाएँ। सौभाग्य से, अधिकांश नौकरियों के लिए आपको विशेष रूप से अपने दिन में सब कुछ निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, हाइलाइट्स और दिन की सबसे महत्वपूर्ण घटनाओं और कार्यों का एक मूल शेड्यूल रखना उपयोगी हो सकता है।
- कुछ गतिविधियों के लिए समय सीमा निर्धारित करें। कुछ कार्यों के लिए इन सीमाओं की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन आपकी उत्पादकता में सुधार के लिए दूसरों के पास समय के पैरामीटर होने चाहिए। दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों के बारे में सोचें जो सामान्य से अधिक समय लेते हैं - और उन्हें भविष्य में विशिष्ट समय सीमा देते हैं।
- अन्य गतिविधियों के लिए अतिरिक्त समय निर्धारित करें। कुछ गतिविधियाँ - जैसा कि आपने अनुभव से सीखा हो सकता है - अपेक्षा से अधिक समय की आवश्यकता होती है; हालाँकि, यह जरूरी नहीं कि बुरी चीज हो। इस प्रकार के कार्यों (और विशेष रूप से महत्वपूर्ण घटनाओं और बैठकों के लिए) से पहले और बाद में, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त समय निर्धारित करें।
स्टॉपवॉच ऐप, फिजिकल स्टॉपवॉच या अलार्म का उपयोग करें। संयम से इस्तेमाल किए जाने पर ये उपकरण प्रभावी हो सकते हैं। कुछ लोग अग्रिम चेतावनी प्राप्त करने और एक गतिविधि के लिए तैयार करने के लिए अपने अलार्म 10, 15 या 30 मिनट पहले सेट करना पसंद करते हैं। आप अनुस्मारक का उपयोग भी कर सकते हैं।
अपनी गतिविधियों को स्थगित करने से बचें। अपने आप से पूछें कि क्या यह स्थगन बिल्कुल आवश्यक है, या यदि यह केवल शिथिलता का एक उदाहरण है। यदि आपको लगता है कि आप विरासत में हैं, तो कार्य स्थगित न करें - इसे एक बार में समाप्त करें! हालांकि, जब किसी गतिविधि को स्थगित करना अपरिहार्य है, तो उस बिंदु को याद रखें जिस पर आपने इसे बाधित किया था और इसे समाप्त करने के लिए एक और विशिष्ट समय निर्धारित किया था। एक अन्य विकल्प आकस्मिक योजना बनाना है। उदाहरण के लिए: यदि आपको आमने-सामने की बैठक रद्द करनी है, तो आप व्यक्ति के साथ कॉल (ऑडियो और / या वीडियो के माध्यम से) करने में सक्षम हो सकते हैं।
4 की विधि 4: अपने शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य का ख्याल रखना
ब्रेक लें। आपके लिए स्वस्थ और उत्पादक बने रहने के लिए मानसिक विराम होना महत्वपूर्ण है। हम काम में इतने डूब जाते हैं कि कभी-कभी हम ब्रेक नहीं लेते - इतना जरूरी। इन विरामों से हमें बाकी की जरूरत होती है और हमारी उत्पादकता में सुधार होता है, लेकिन वे हमें वापस कदम रखने और खुद से पूछने की अनुमति देते हैं कि क्या हम अपने समय का यथासंभव कुशलता से उपयोग कर रहे हैं।
बेहतर निद्रा. यदि हम अच्छी नींद नहीं लेते हैं, तो हम अगले दिन स्तब्ध, थके हुए या अशांत हो सकते हैं, जिससे कार्यकुशलता और काम पर हमारी योजनाएँ कमजोर हो सकती हैं। रात में कम से कम सात या आठ निर्बाध घंटे आराम करने की योजना बनाएं।
अपने सहकर्मियों से अपनी तुलना न करें। इन लोगों में से अधिकांश का काम हमारे से अलग है, और वे सभी संगठन के अलग-अलग तरीके हैं। एक विधि जो समझ में आती है और किसी के लिए कुशल है जिसे आप जानते हैं कि यह आपकी दिनचर्या के लिए सबसे अच्छा नहीं हो सकता है, और इसके विपरीत।
स्वीकार करें कि संगठन एक सतत प्रक्रिया है। एकदम सही होने की उम्मीद मत करो। संगठन निरंतर है और निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता है। आप हर दिन पूरी तरह से व्यवस्थित नहीं होंगे; हालाँकि, थोड़ा आदेश आपको अधिक प्रभावी बना सकता है।
