विषय

• चरणों
• भाग 1 पत्र शुरू करें
• भाग 2 पत्र के शरीर को लिखें
• भाग 3 पत्र को समाप्त करें
• भाग 4 पत्र को पूरा करना

इस लेख में: पत्र को प्रारंभ करें पत्र के शरीर को हटाएं

क्या आपको एक वाणिज्यिक पत्र लिखने की आवश्यकता है? सामान्य तौर पर, इस प्रकार के पत्र एक अच्छी तरह से ज्ञात और आसानी से लागू संरचना का पालन करते हैं जो विभिन्न प्रकार की सामग्री के लिए अनुकूल है। एक व्यावसायिक पत्र हमेशा दिनांकित होना चाहिए। इसके अलावा, इसमें कुछ पैराग्राफ और प्रेषक और रिसीवर के बारे में जानकारी होनी चाहिए। अपनी खुद की लिखें और अपनी कंपनी द्वारा निर्धारित मानकों का पालन करने के लिए, यदि आवश्यक हो, तो आवश्यक बदलाव करें।

चरणों

भाग 1 पत्र शुरू करें

1. 
   

   
   अपने आप को लेआउट के साथ परिचित करें। आपके पत्र की सामग्री जो भी हो, आपको प्रस्तुति के कुछ नियम लागू करने होंगे। वाणिज्यिक पत्र टाइप करना होगा। "एरियल" या "टाइम्स न्यू रोमन" जैसे सामान्य टाइपफेस का उपयोग करें। यदि संभव हो तो, गद्देदार पैराग्राफ का विकल्प चुनें, जो कुंजी को दो बार मारकर प्रत्येक नए पैराग्राफ को शुरू करने के बराबर है। प्रविष्टि और लिप्त नहीं है।
   • चारों तरफ 2.5 सेमी का मार्जिन छोड़ दें।
   • एक डिजिटल व्यापार पत्र को एक सामान्य फ़ॉन्ट का उपयोग करके बनाया जाना चाहिए। एक पेशेवर ईमेल में, श्वेत और श्याम रंग के अलावा अन्य वर्णों का उपयोग करने से बचें।

2. 
   

   
   एक उपयुक्त कागज चुनें। ई को ए 4 आकार की शीट पर मुद्रित किया जाना चाहिए। यदि आप संयुक्त राज्य में रहते हैं, तो पत्र के आकार का कागज का उपयोग करें, जो 216 मिमी × 279 मिमी या 8.5 "× 11" है। कुछ बड़े अनुबंध कानूनी आकार की शीट (216 मिमी × 356 मिमी) पर मुद्रित किए जा सकते हैं।
   • यदि आप इसे भेजने के लिए एक पत्र प्रिंट करते हैं, तो कंपनी के प्रमुख को कागज़ का उपयोग करने पर विचार करें। यह आपके पत्र को एक आधिकारिक स्पर्श देगा क्योंकि पाठक आपकी कंपनी का लोगो और संपर्क जानकारी देखेगा।

3. 
   

   
   
   
   कंपनी के बारे में जानकारी दर्ज करें। कंपनी का नाम और पता दर्ज करें, पते के प्रत्येक आइटम को एक अलग लाइन पर लिखें। यदि आप अपनी ओर से काम कर रहे हैं, तो अपना नाम या तो कंपनी के नाम के स्थान पर या ऊपर जोड़ें।
   • यदि आपकी कंपनी के पास रेडी-टू-यूज़ हेडर है, तो आप डेटा टाइप करने के बजाय इसका उपयोग कर सकते हैं।
   • यदि आप स्वयं पता दर्ज करते हैं, तो इसे अपनी प्राथमिकताओं या कंपनी के निर्देशों के आधार पर, पृष्ठ के शीर्ष पर बाईं या दाईं ओर स्थित करें।
   • यदि आप विदेश में पत्र भेजते हैं, तो देश का नाम बड़े अक्षरों में लिखें।

4. 
   

   
   तारीख बताइए। अधिक कठोरता के लिए, पूर्ण तिथि लिखें। उदाहरण के लिए: "1 अप्रैल 2012"। फ्रेंच में प्रस्तुत पत्र में, पृष्ठ के शीर्ष दाईं ओर स्थित स्थान और दिनांक दिखाई देनी चाहिए।
   • यदि आपके पत्र का लेखन कई दिनों तक चला है, तो उस तारीख को इंगित करें जिस पर आपने पत्र को समाप्त किया था।

5. 
   

   
   
   
   प्राप्तकर्ता जानकारी जोड़ें। प्राप्तकर्ता का पूरा नाम, यदि लागू हो तो शीर्षक, व्यवसाय का नाम और पता दर्ज करें। यह जानकारी इस क्रम में दिखनी चाहिए, जिसमें प्रत्येक आइटम एक अलग लाइन पर हो। यदि लागू हो, तो एक संदर्भ संख्या शामिल करें। फ्रांसीसी को प्रस्तुत एक पत्र में, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी दाईं ओर सूचीबद्ध होनी चाहिए, तिथि के नीचे कुछ लाइनें।
   • सीधे उत्तर प्राप्त करने के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करना वांछनीय है। यदि आप प्राप्तकर्ता के नाम को अनदेखा करते हैं, तो थोड़ा शोध करें। संबंधित व्यक्ति का नाम और शीर्षक जानने के लिए कंपनी से संपर्क करें।

6. 
   

   
   एक कॉलिंग फ़ॉर्म चुनें। यह सूत्र प्राप्तकर्ता के प्रति आपके सम्मान को व्यक्त करने का कार्य करता है। आप अपने सूत्र का चयन इस आधार पर करेंगे कि आप अपने पड़ोसी को जानते हैं या नहीं। आप अपने रिश्ते की परिचितता या औपचारिकता की डिग्री पर भी विचार करेंगे। निम्नलिखित सूची में विकल्पों की जाँच करें।
   • अभिव्यक्ति का उपयोग करें "किसके अधिकार के लिए:" केवल अगर आपको नहीं पता कि आपके पत्र को कौन संबोधित करे।
   • यदि प्राप्तकर्ता के साथ आपका संबंध सतही है, तो विषम से बचने के लिए "सर," या "मैडम" का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
   • आप प्राप्तकर्ता का शीर्षक भी दिखा सकते हैं, उदाहरण के लिए: "श्री निदेशक,"।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता को बहुत अच्छी तरह से जानते हैं और यदि आपकी रिपोर्ट्स परिचित हैं, तो आप "माई डियर सुजैन" जैसे अधिक व्यक्तिगत सूत्र का उपयोग कर सकते हैं।
   • यदि आपको प्राप्तकर्ता के लिंग के बारे में संदेह है, तो सूत्र का उपयोग करें: "देवियों, सज्जनों,"।
   • कॉल या कोलन फॉर्मूला (:) अभिव्यक्ति के बाद "यह किसके लिए सही है" के बाद अल्पविराम लगाना न भूलें।

भाग 2 पत्र के शरीर को लिखें

1. 
   

   
   एक उपयुक्त स्वर अपनाएं। एक प्रसिद्ध कहावत के अनुसार, समय पैसा है और अधिकांश व्यवसायी अपना समय बर्बाद करने से नफरत करते हैं। इसलिए, आपका पत्र एक छोटे और सटीक स्वर में लिखा जाना चाहिए। सीधे बिंदु पर जाकर और संक्षिप्त अनुच्छेद के साथ शुरू करके पढ़ना आसान बनाएं।उदाहरण के लिए, आप हमेशा इस तरह के वाक्य के साथ शुरू कर सकते हैं: "मैं लिख रहा हूं ..."।
   • फूलों के संक्रमण, आडंबरपूर्ण शब्दों या लंबे, घुमावदार वाक्यों से बचें। इसके बजाय, जितनी जल्दी हो सके और स्पष्ट रूप से सबसे बुनियादी की तलाश करें।
   • एक आश्वस्त शैली अपनाएं। सबसे अधिक संभावना है, आपका लक्ष्य आपके पाठक को कुछ करने, अपना दिमाग बदलने, किसी समस्या को ठीक करने, बिल का भुगतान करने या कार्रवाई करने के लिए राजी करना है। इसलिए, दृढ़ विश्वास के साथ अपनी बात को उजागर करें।

2. 
   

   
   व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें यह एक वाणिज्यिक पत्र व्यक्तिगत सर्वनाम में उपयोग करने के लिए पूरी तरह से सही है मैं, हमें और आप। जब यह स्वयं की बात आती है, तो व्यक्तिगत सर्वनाम का उपयोग करें मैं। आप व्यक्तिगत सर्वनाम का उपयोग करेंगे, आप प्राप्तकर्ता के बारे में बात करने के लिए।
   • किसी संगठन की ओर से पत्र लिखते समय सावधान रहें। यदि आप कंपनी के दृष्टिकोण को प्रस्तुत करते हैं, तो आपको व्यक्तिगत सर्वनाम का उपयोग करना होगा हमें। इस प्रकार, पाठक को पता चल जाएगा कि यह कंपनी के दृष्टिकोण के बारे में है। यदि आप अपनी राय व्यक्त करते हैं, तो उपयोग करें मैं .

3. 
   

   
   स्पष्ट और संक्षिप्त रहें। अपने भाषण के विषय पर अपने पाठक को सटीक रूप से सूचित करें, क्योंकि वह आपको जल्दी से उत्तर देगा, यदि आपका पत्र चट्टान के पानी की तरह साफ हो। विशेष रूप से, आपको स्पष्ट रूप से इंगित करना होगा कि क्या आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपको कुछ दे या एक निश्चित दिशा में कार्य करे। अपनी स्थिति को यथासंभव संक्षेप में बताएं।

4. 
   

   
   सक्रिय आवाज का उपयोग करें। स्थिति का वर्णन करते समय या अनुरोध करते समय, निष्क्रिय आवाज़ के बजाय सक्रिय आवाज़ का उपयोग करना सुनिश्चित करें। निष्क्रिय आवाज में व्यक्त किए जाने पर अस्पष्ट या अवैयक्तिक होने का खतरा। इसके अलावा, सक्रिय आवाज सरल है और सीधे बिंदु पर जाती है। यहाँ दो उदाहरण हैं।
   • निष्क्रिय तरीका: "आपके धूप के चश्मे को मन में ताकत के साथ डिज़ाइन या निर्मित नहीं किया गया है। "
   • सक्रिय रास्ता: "आपकी कंपनी अपनी ताकत पर ध्यान दिए बिना धूप का चश्मा बनाती और बनाती है। "

5. 
   

   
   यदि आवश्यक हो तो आराम करें। लोगों द्वारा अन्य लोगों को पत्र लिखे जाते हैं। जितना संभव हो मानक पत्रों से बचें, क्योंकि आप किसी के साथ एक स्टीरियोटाइपिकल पत्र भेजकर संबंध नहीं बना पाएंगे। हालांकि, बोलचाल या स्लैंग अभिव्यक्तियों से बचें, जैसे कि "कहा जाना चाहिए" के लिए "स्वीकार किया जाना चाहिए" या "पैसा" के लिए "पैसा"। एक पेशेवर शैली रखें, लेकिन अनुकूल और अनुकूल।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हैं, तो अपनी शुभकामनाएं व्यक्त करने के लिए एक प्रकार का सूत्र शामिल करना संभव है।
   • अपने व्यक्तित्व के उन पहलुओं को निर्धारित करने के लिए सामान्य ज्ञान का उपयोग करें जिन्हें आप प्रकट करेंगे। कभी-कभी थोड़ा हास्य वास्तव में एक व्यावसायिक संबंध को आसान बनाता है, लेकिन एक किस्सा बताने से पहले सावधान रहें।

6. 
   

   
   विनम्र बनो। यदि आप कोई शिकायत या शिकायत पत्र लिखते हैं, तो भी आपको होना चाहिए। पता करने वाले की स्थिति की जांच करें और उसे एक मिलनसार और मिलनसार स्वर में पेश करें, जो आप उचित सीमा के भीतर कर सकते हैं।
   • उदाहरण के लिए, एक अयोग्य शिकायत इस प्रकार लिखी जा सकती है: "मुझे लगता है कि आपके धूप के चश्मे इतने खराब हैं कि मैंने किसी और को नहीं खरीदने का फैसला किया। दूसरी ओर, एक विनम्र दावा इस तरह दिखाई देगा: "मैं आपके धूप के चश्मे से निराश हूं और मैंने भविष्य में अन्य आपूर्तिकर्ताओं के साथ स्टॉक करने का फैसला किया। "

7. 
   

   
   एक का उपयोग करें दूसरा पेज अपने अतिरिक्त पृष्ठों के लिए शीर्ष लेख पर। अधिकांश व्यावसायिक पत्रों को एक पृष्ठ पर फिट करने के लिए पर्याप्त संक्षिप्त होना चाहिए। लेकिन अगर आपका पत्र लंबा है, जैसे कि अनुबंध या कानूनी निष्कर्ष, तो आपको अतिरिक्त पृष्ठों की आवश्यकता हो सकती है। एक का उपयोग करें दूसरा पेज हेडर, पहले पृष्ठ के समान पेपर से बना है, लेकिन आमतौर पर संक्षिप्त पते के साथ।
   • पृष्ठ के शीर्ष पर दूसरे और बाद के पृष्ठों पर पृष्ठ संख्या लिखें। आप प्राप्तकर्ता का नाम और तिथि भी शामिल कर सकते हैं।

8. 
   

   
   सब कुछ बाँध। अंतिम पैराग्राफ में, उन बिंदुओं को संक्षेप में बताएं जिन्हें आपने पत्र के शरीर में संबोधित किया है और स्पष्ट रूप से आपकी कार्य योजना या प्राप्तकर्ता से आपको क्या उम्मीद है। सुझाव दें कि यदि वह कोई प्रश्न या चिंता व्यक्त करना चाहता है तो वह आपसे संपर्क करता है। ध्यान देने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद या उसने पत्र या विचार के तहत प्रश्न दिया है।

भाग 3 पत्र को समाप्त करें

1. 
   

   
   एक शिष्टाचार रूप चुनें। निष्कर्ष में, जैसा कि अपील रूपों में, यह सम्मान और औपचारिकता दिखाना है। आप अपने आप को धोखा देने के जोखिम को चलाने के बिना चुन सकते हैं, एक सूत्र जैसे: "कृपया मेरे प्रतिष्ठित विचार के आश्वासन पर (सर) विश्वास करें" या "मैं आपसे अपनी समर्पित भावनाओं की अभिव्यक्ति के लिए (सर) विनती करता हूं। इसी तरह, अगर यह एक ईमेल है, तो "सौहार्दपूर्ण," "सम्मानपूर्वक" या "ईमानदारी से" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करने पर विचार करें, जो कम औपचारिक हैं, लेकिन स्वीकार्य हैं।

2. 
   

   
   पत्र पर हस्ताक्षर करें। अपने हस्ताक्षर करने से पहले चार पंक्तियों के बारे में बताएं। हस्ताक्षर करने से पहले अपने पत्र को प्रिंट करें। नीली या काली स्याही का उपयोग करना बेहतर है। यदि आप अपना पत्र ईमेल से भेजते हैं, तो अपने हस्ताक्षर को स्कैन करें और चित्र को पत्र के उचित भाग में रखें।
   • यदि आप किसी अन्य व्यक्ति की ओर से पत्र पर हस्ताक्षर करते हैं, तो "पी" लिखें। पी। : »आपके हस्ताक्षर से पहले। यह "प्रॉक्सी द्वारा" अभिव्यक्ति का संक्षिप्त नाम है, जिसका अर्थ है "के बजाय" या "के नाम पर"।

3. 
   

   
   अपना नाम और संपर्क जानकारी टाइप करें अपने हस्ताक्षर के तहत, अपना नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पता या अन्य लागू संपर्क जानकारी दर्ज करें। प्रत्येक आइटम को एक स्वतंत्र लाइन पर लिखें।

4. 
   

   
   टाइपिस्ट के आद्याक्षर जोड़ें। यदि पत्र लेखक के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा टाइप किया गया था, तो आप हस्ताक्षर पैड के तहत उस व्यक्ति के आद्याक्षर जोड़ सकते हैं। कभी-कभी, कुछ कंपनियों को पत्र के लेखक के शुरुआती को शामिल करने के लिए कहते हैं ताकि पत्र के विकास में भाग लेने वाले लोगों को अधिक आसानी से मिल सके।
   • यदि आप केवल टाइपिस्ट के शुरुआती अक्षर पाते हैं, तो उन्हें लोअरकेस में लिखें, उदाहरण के लिए: एमजे।
   • यदि आप लेखक के शामिल हैं, तो कैपिटलिस्ट के शुरुआती अक्षरों को लोअरकेस में रखते हुए बड़े अक्षरों का उपयोग करें, उदाहरण के लिए: आरडब्ल्यू: एमजे। स्लैश द्वारा दो शुरुआती को अलग करना संभव है, उदाहरण के लिए: MW / mj।

5. 
   

   
   अनुलग्नकों को इंगित करें। यदि आपने अपने पत्र के कुछ हिस्सों को संलग्न किया है, तो इन भागों की प्रकृति, अपने निर्देशांक के तहत कुछ पंक्तियाँ लिखें, भागों की संख्या और प्रकार निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, लिखें: "संलग्नक (2): एक रूप, एक विवरणिका"।
   • आप "पी। जे" लिखकर अभिव्यक्ति "संलग्नक" को भी संक्षिप्त कर सकते हैं।

6. 
   

   
   प्राप्तकर्ताओं के नाम दर्ज करें। यदि आप किसी अन्य व्यक्ति को पत्र की एक प्रति भेजते हैं, तो आपको उस पत्र में इसका उल्लेख "संलग्नक" लाइन "अनुलग्नक" के नाम से लिखना चाहिए, इसके बाद व्यक्ति का नाम और शीर्षक होगा। इस संक्षिप्त नाम का अर्थ है "शिष्टाचार प्रति"। यह अभिव्यक्ति की सच्ची प्रति "संक्षिप्त प्रति" भी है, जब अक्षरों को कार्बन पेपर के साथ टाइप किया गया था।
   • उदाहरण के लिए, लिखें: "cc: मैरी मार्टिन, विपणन निदेशक"।
   • यदि आप एक से अधिक नाम जोड़ते हैं, तो पहले "लेकिन cc:" के बिना दूसरे नाम को पंक्तिबद्ध करें।

भाग 4 पत्र को पूरा करना

1. 
   

   
   पत्र को ठीक करें। लेआउट आपके व्यावसायिकता को प्रतिबिंबित करने के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व है। लेकिन, आपको प्राप्तकर्ता को साबित करने के लिए अपनी गलतियों को सुधारना होगा कि आप सक्षम और जिम्मेदार हैं। अपने ई-प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर के वर्तनी जांच को चलाएं, लेकिन इसे भेजने से पहले अपने पत्र को भी ध्यान से पढ़ें।
   • जांचें कि पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त है। क्या ऐसे पैराग्राफ हैं जिनमें तीन या चार से अधिक वाक्य हैं? यदि ऐसा है, तो अनावश्यक वाक्य हटाने का प्रयास करें।
   • यदि पत्र अत्यंत महत्वपूर्ण है, तो अपने किसी मित्र या सहयोगी से इसे पढ़ने के लिए कहें। कभी-कभी एक ताजा नज़र गलतियों या भूलों को देख सकता है जिन्हें आप नोटिस नहीं कर सकते।

2. 
   

   
   अपने पत्र को खरोंच मत करो। यदि आपके पास कई पृष्ठ हैं, तो उन्हें स्टेपल न करें। यदि आप अपने पृष्ठों को क्रम में रखना चाहते हैं, तो आप उन्हें शीर्ष बाएं हाथ के पेपर क्लिप के साथ संलग्न कर सकते हैं।

3. 
   

   
   पत्र पोस्ट करें। यदि आप पत्र को डाक से भेजते हैं, तो एक वाणिज्यिक आकार के लिफाफे का उपयोग करें। यदि संभव हो, तो कंपनी के लोगो को प्रभावित करने वाला एक लिफाफा लें। प्रेषक और पता भेजने वाले का पता ठीक से दर्ज करें। पत्र को आधे में मोड़ो, ताकि पताका पहले शीर्ष फ्लैप और फिर नीचे फ्लैप को सामने लाए। सुनिश्चित करें कि भेजने से पहले आपको अपना पर्याप्त पत्र मिल जाए।
   • यदि आपको लगता है कि आपका लेखन गड़बड़ है और आपकी पेशेवर क्षमता को प्रतिबिंबित नहीं करता है, तो अपने ई-मेल प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके पते दर्ज करें और उन्हें अपने प्रिंटर के साथ लिफाफे पर प्रिंट करें।
   • यदि पत्र अत्यंत महत्वपूर्ण या अत्यावश्यक है, तो उसे सेवा द्वारा वितरित करने पर विचार करें।
   • यदि आप इसे ईमेल से भेजना चाहते हैं, तो इसे फ़ॉर्मेटिंग रखने के लिए "HTML" या PDF फॉर्मेट में बदलें। हालांकि, कागज पर मुद्रित पत्र भेजना सबसे अच्छा है।