विषय

• चरणों
• भाग 1 समय और स्थान में व्यवस्थित करें
• भाग 2 प्रबंध ईमेल
• भाग 3 समय प्रबंधित करें
• भाग 4 शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य को बनाए रखना

इस लेख में: आयोजन समय और अंतरिक्ष प्रबंधन ईमेल प्रबंधन समय प्रबंधन शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य 15 संदर्भ

संगठित होना नियोक्ताओं द्वारा मांगी गई एक गुणवत्ता है, क्योंकि यह गुणवत्तापूर्ण कार्य प्रदान करने वाली सर्वोत्तम संपत्तियों में से एक है। कई कर्मचारियों को अलग-अलग डिग्री की संगठनात्मक कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है।यदि आप इसका हिस्सा हैं, तो जान लें कि सरल और प्रभावी उपाय हैं। आपको एक बेहतर संगठन के माध्यम से अपने पेशेवर जीवन को आसान बनाने के लिए कुछ सुझाव देता है।

चरणों

भाग 1 समय और स्थान में व्यवस्थित करें

1. 
   

   
   एक अखबार में अपनी गतिविधियों को रिकॉर्ड करें। अपनी गतिविधियों के प्रत्येक रूप में जाने के लिए एक सप्ताह का समय लें। यह विशिष्ट सप्ताह आपको अपने दैनिक कार्यों का अवलोकन करने की अनुमति देगा। आप उन्हें उस समय के अनुसार वर्गीकृत करने में सक्षम होंगे, जिसकी उन्हें आवश्यकता है और वे उद्देश्य जो आपको पहुँचने देंगे।

2. 
   

   
   अपनी उत्पादकता चोटियों का निर्धारण करें। कुछ लोग सुबह के समय अधिक सक्रिय होते हैं जबकि अन्य दोपहर के भोजन के बाद अधिक प्रभावी होते हैं। जो भी आपके लिए सबसे अच्छा समय है, इसका लाभ उठाकर सबसे महत्वपूर्ण और जटिल कार्यों को पूरा करें।

3. 
   

   
   अपने कार्यों को प्राथमिकता दें. डायरी को कागज या डिजिटल रूप में लेने की आदत डालें। रात में निकलने या सुबह पहुंचने से पहले, सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों को चिह्नित करें: थोड़े समय में होने वाली रिपोर्ट, एक नियुक्ति की तैयारी ... यह आपको प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक समय और ऊर्जा आपको बिना बिखरने की अनुमति देगा। फिर भी, परिस्थितियों के परिवर्तन की स्थिति में नई आवश्यकताओं को शामिल करने के लिए पर्याप्त लचीला बना हुआ है। यदि आप किसी कार्य के सापेक्ष महत्व के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो विवरण के लिए अपने सहयोगी या पर्यवेक्षक से पूछें।

4. 
   

   
   
   
   छोटे-छोटे कार्यों को शीघ्रता से करें। प्राथमिकता देने का मतलब यह नहीं है! दूसरे शब्दों में, यदि आपके पास महत्वहीन लेकिन आसानी से प्राप्त होने वाले कार्य हैं, तो उन्हें रात भर के लिए बंद न करें। जितनी जल्दी हो सके इन छोटी गतिविधियों का ध्यान रखें ताकि आप सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

5. 
   

   
   अपने कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करें। चाहे आपके पास एक छोटा कार्यालय हो या एक वास्तविक कमरा, आपका स्थान प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल होना चाहिए! एक गन्दा कार्यक्षेत्र तनाव का कारण बन सकता है और आपकी उत्पादकता को सीमित कर सकता है। यह शौचालय उन्माद बनने के बारे में नहीं है! आपको बस अपनी डेस्क को बांधने की आदत डालनी है।
   • अपने कार्यक्षेत्र को संग्रहीत करें। उन सभी फ़ाइलों और कचरे से छुटकारा पाएं जो आपके कार्यालय में कूड़े करते हैं। इसके विपरीत, महत्वपूर्ण भागों को सावधानीपूर्वक रैंक करें। जैसे ही आपके पास कार्यस्थल होता है, अपने कार्यक्षेत्र को स्टोर करें और साफ करें: एक गतिविधि के दौरान, एक ब्रेक के दौरान, दो कार्यों के बीच ...
   • जाते ही साफ कर दो। इस तरह, आप अपने डेस्क पर कागज या खाद्य स्क्रैप जमा करने से बचते हैं।
   • अपनी उंगलियों पर चीजें रखें: फोन, पेन, पेपर पैड ... इसे यथासंभव कार्यात्मक बनाने के लिए अपने कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करें।

6. 
   

   
   
   
   अपने दिन की योजना बनाएं. प्रभावी रूप से व्यवस्थित करने के लिए, आपको अपनी नियुक्तियों को शेड्यूल करने की आवश्यकता है, लेकिन साथ ही अन्य सभी व्यावसायिक कार्य जैसे कि आपका ईमेल पढ़ना, रिपोर्ट लिखना ... उदाहरण के लिए, आप सप्ताह में एक या दो दिन नियुक्तियों में खर्च कर सकते हैं। आप और बाकी सप्ताह अपने अन्य कार्यों के लिए। हर कीमत पर खाली अवधि भरने की कोशिश न करें। आराम करने या कम तत्काल समस्याओं के बारे में सोचने का अवसर लें। कम गतिविधि की ये अवधि उम्मीद का अनुमान भी लगा सकती है।
   • एक कैलेंडर या कैलेंडर का उपयोग करें। आप एक पेपर एजेंडा, एक इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर या जैसे आवेदन चुन सकते हैं आईकैलेंडर या Google नाओ.
   • अपनी गतिविधियों को वर्गीकृत करें। उदाहरण के लिए, आप उन्हें प्रकार (प्रोजेक्ट, ईवेंट, मीटिंग, ब्रेक ...) या महत्व के क्रम से वर्गीकृत कर सकते हैं। एक प्रणाली चुनें जो आपको एक नज़र में आपकी मुख्य गतिविधियों को देखने देता है।
   • डिजिटल टूल के उपयोग का अनुकूलन करें। उदाहरण के लिए, आउटलुक एक पता पुस्तिका, कैलेंडर या गतिविधियों की सूची के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। अपने पेशेवर जीवन की योजना के लिए उसी उपकरण का उपयोग करके, आप दक्षता में लाभ प्राप्त करते हैं।
   • यदि संभव हो तो, अपने कुछ काम सौंपें। आपको सौंपे गए कार्यों के साथ एक सहायक को लोड करना या किसी सहकर्मी की मदद लेना मुश्किल हो सकता है। हालाँकि, यह आपको उन गतिविधियों पर रोक लगाने की अनुमति देता है जो आप कर सकते हैं और अपने समय प्रबंधन को अनुकूलित कर सकते हैं।

भाग 2 प्रबंध ईमेल

1. 
   

   
   यदि संभव हो, तो अपने ईमेल के पढ़ने का समय निर्धारित करें। कुछ पदों के लिए आपके स्थायी कनेक्शन की आवश्यकता हो सकती है। यदि यह आपका मामला नहीं है, तो दिन के दौरान निर्धारित समय तक अपने ईमेल न पढ़ें।

2. 
   

   
   अपने मेल को सॉर्ट करें। महत्वपूर्ण वार्तालापों को चिह्नित करें और अपने ईमेल को उनके उद्देश्य, उनके प्रेषक के अनुसार वर्गीकृत करें ... द्वारा प्रस्तुत सुविधाओं का उपयोग करें आउटलुक (फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर) या जीमेल (लेबल)।
   • एस को मिटा दें क्योंकि वे संसाधित हैं। महत्वपूर्ण वार्तालापों और ईमेलों को संग्रहीत करें जिनकी आपको आवश्यकता हो सकती है। खाली बॉक्स होने से, जिनमें से सभी को पढ़ा और इलाज किया गया है, दिन के अंत में राहत मिल सकती है। यदि आप इसे अंगूठे का नियम बनाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल के प्रसंस्करण में जल्दबाजी न करें।

3. 
   

   
   संचार के साधनों का अनुकूलन करें। चाहे सहकर्मियों के बीच हो या भागीदारों के साथ, खुद को ईमेल द्वारा बातचीत तक सीमित न रखें। त्वरित बातचीत या बस फोन उनकी गति और मानव संपर्क के लिए पसंदीदा समाधान हैं। वे आपको बहुमूल्य समय बचा सकते हैं और आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने के तनाव से बचा सकते हैं। इसके अलावा, लिखित की तुलना में मौखिक वार्तालाप के धागे में जानकारी का आदान-प्रदान करना अधिक आसान है।

4. 
   

   
   असामयिक कार्य रुकावटों को सीमित करें। दिन के दौरान ब्रेक लेना आवश्यक है। दूसरी ओर, आपको फोन या किसी सहकर्मी को जवाब देने के लिए किसी कार्य के बीच में बीच में रोक देता है, जो आपके डेस्क पर चलता है, आपके काम के समय को तोड़ देता है और समय बर्बाद करता है। अपने आप को पूरी तरह से अलग किए बिना, अपने दरवाजे को बंद करने या उत्तर देने की मशीन पर अपने फोन को छोड़ने में संकोच न करें। एक बार आपका कार्य पूरा हो जाने के बाद, विभिन्न अनुरोधों का जवाब दें। उस ने कहा, असावधान या दुर्गम दिखने के जोखिम पर एक पूर्ण नियम न बनाएं!

5. 
   

   
   का प्रयोग करें क्लाउड कंप्यूटिंग. यह तकनीक दूरस्थ सर्वर के माध्यम से बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करना संभव बनाती है। यह इसलिए सस्ता है और डेटा की पहुंच में सुधार करता है। इस प्रकार, आप किसी भी उपकरण से काम कर सकते हैं बशर्ते उसके पास इंटरनेट तक पहुंच हो। क्लाउड कंप्यूटिंग आपके काम की गुणवत्ता और आपके समय प्रबंधन में सुधार कर सकता है क्योंकि यह आपको तेजी से और अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति देता है। यह सेवा आमतौर पर कंपनी द्वारा भुगतान की जाने वाली सदस्यता के रूप में उपलब्ध है। अपनी सेवा के लिए इस तकनीक के उपयोग का प्रस्ताव देने में संकोच न करें।

6. 
   

   
   खोज इंजन द्वारा दी गई सुविधाओं का उपयोग करें। आपको पहले से ही व्यक्तिगत आधार पर अपने पसंदीदा में साइटों को रिकॉर्ड करने और रैंकिंग करने की आदत हो सकती है। कार्यालय में ऐसा करने में संकोच न करें, खासकर यदि आपके पास अपना कंप्यूटर है। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट भागीदार साइटें या सामान्य जानकारी वे स्रोत हैं जिनकी आपको त्वरित पहुँच की आवश्यकता है।

भाग 3 समय प्रबंधित करें

1. 
   

   
   एक समय में एक से अधिक कार्य करने की कोशिश न करें। सूचना और संचार प्रौद्योगिकियों के प्रभुत्व वाली दुनिया में, कर्मचारियों को हमेशा उपलब्ध रहने और एक ही समय में सभी अनुरोधों का जवाब देने की उम्मीद की जाती है। सभी विशेषज्ञ यह कहना चाहते हैं कि यह घटना मल्टीटास्किंग सुराग, दिखावे के विपरीत, समय की हानि और काम की गुणवत्ता। जब हमारा मस्तिष्क जानकारी से संतृप्त होता है, तो उसके पास हर चीज का विश्लेषण करने का समय नहीं होता है। इस प्रकार, एक ही समय में कई कार्य करने से तनाव बढ़ता है और विश्लेषण और ध्यान केंद्रित करने की क्षमता घट जाती है। यह एक समय में एक समस्या को हल करने के लिए अधिक समझ में आता है।

2. 
   

   
   अपना खुद का शेड्यूल बनाएं। एक विशिष्ट एजेंडा (बैठक, घटना, बैठक ...) स्थापित करने से परे, आपके दिन का सामान्य कार्यक्रम होना अच्छा है। यह आपको गतिविधि और बाकी अवधि की चोटियों की भविष्यवाणी करने की अनुमति देगा।
   • कुछ गतिविधियाँ, जैसे किसी प्रोजेक्ट के बारे में सोचना या क्लाइंट की फ़ाइल का अध्ययन करना, एकाग्रता और विश्लेषण की आवश्यकता होती है। अपनी दक्षता में सुधार करने के लिए, इस प्रकार की गतिविधि पर खर्च करने के लिए एक विशिष्ट समय की योजना बनाएं। यदि आप फ़ाइल या प्रोजेक्ट ले जाते हैं, तो आपकी बौद्धिक क्षमता कम हो सकती है, जिससे आप कम कुशल बन सकते हैं। इसी तरह, अधिक थकाऊ कार्य जैसे मेल या रिपोर्ट पढ़ना समय में सीमित होना चाहिए। अन्यथा, आप ऊब और देरी या देरी गतिविधि महसूस कर सकते हैं।
   • कुछ गतिविधियों के लिए अतिरिक्त समय दें। वास्तव में, बैठकें या नियुक्तियाँ अपेक्षा से अधिक समय ले सकती हैं। अपने अनुभव के आधार पर, अपने शेड्यूल में घटना की घोषित अवधि से अधिक समय सीमा शामिल करें।

3. 
   

   
   आप अलार्म का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको एक घटना की याद दिला सकता है, किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवंटित समय के अंत का संकेत दे सकता है या बस आपको काम की एक लय दे सकता है। हालाँकि, इसे अनपेक्षित रूप से रिंग करने से बचें, क्योंकि यह आपको अधिक कुशल बनाए बिना तनाव दे सकता है।

4. 
   

   
   बिना वैध कारण के अपने कार्यों को अंजाम न दें। लेनुई, थकावट, पहले कार्यालय छोड़ने की इच्छा ... एक गतिविधि को स्थगित करने के सभी बुरे कारण हैं। Procrastinating समय और दक्षता का एक वास्तविक अपशिष्ट है। हालाँकि, आपको लचीला रहना चाहिए। यदि कोई अप्रत्याशित घटना होती है (अंतिम मिनट की बैठक, एक तत्काल फ़ाइल का पुनरीक्षण ...), ध्यान दें कि आपको क्या करना है और बाद में अपनी गतिविधि को फिर से शुरू करना है। आप एक वैकल्पिक समाधान भी स्थापित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी मीटिंग में नहीं जा सकते हैं, तो कॉन्फ्रेंस कॉल सेट करने का प्रयास करें।

भाग 4 शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य को बनाए रखना

1. 
   

   
   विराम लेते हैं। जैसा कि लेख में उल्लेख किया गया है, शारीरिक और बौद्धिक आराम की अवधि की योजना बनाना अत्यावश्यक है। दरअसल, दोपहर में एक ब्रेक लेने के लिए जो हमारे पास सुबह करने के लिए समय नहीं था वह बेकार है। ब्रेक आपको एक कदम वापस लेने की अनुमति देता है, किए गए कार्यों की सराहना करता है और सहयोगियों के साथ आदान-प्रदान करता है। इसके अलावा, यह उत्पादकता को बेहतर ढंग से व्यवस्थित और बेहतर बनाने में मदद करता है। यदि आप काम से अभिभूत हैं, तो अपने कैलेंडर में ब्रेक की अवधि दर्ज करें ताकि आप इसे न भूलें। यदि आवश्यक हो, तो अलार्म की योजना बनाएं।

2. 
   

   
   पर्याप्त नींद लें. नींद के लाभों को हमेशा मान्यता दी गई है। फिर भी कई कार्यकर्ता पर्याप्त नींद नहीं लेते हैं। रात की सात या आठ घंटे की अच्छी नींद पाने के लिए एक रूटीन सेट करें।

3. 
   

   
   अपने आप की तुलना अपने सहकर्मियों से न करें। हर किसी की एक विशेष भूमिका होती है जिसे वह अलग तरह से समझता है। एक सहकर्मी के लिए एक प्रभावी संगठन विधि आवश्यक रूप से आपके लिए नहीं होगी। आप सर्वोत्तम प्रथाओं पर चर्चा कर सकते हैं, लेकिन आपको अपनी स्वयं की प्रणाली खोजने की आवश्यकता है।

4. 
   

   
   आयोजन एक समय लेने वाली प्रक्रिया है। जैसे ही आप कंपनी में काम करेंगे, आपका शेड्यूल डाल दिया जाएगा। हर कीमत पर अपने एजेंडे का पालन करने की कोशिश न करें और लचीले रहें। एक सामान्य संगठन (क्रमबद्ध कार्यालय, काम और ब्रेक के बीच समय का वितरण ...) से शुरू करें और फिर इसे धीरे-धीरे परिष्कृत करें।