विषय

• कदम
• सामुदायिक प्रश्न और उत्तर
• टिप्स

अन्य खंड

यदि आप उन लोगों में से एक हैं जिनके पास घर का कार्यालय है, चाहे आप घर से काम करते हों या जैसे अपने बिलों को व्यवस्थित करने और भुगतान करने के लिए एक स्थान हो, तो इसे सुव्यवस्थित रखना आपकी उत्पादकता और मनोदशा में सुधार करने का एक शानदार तरीका है। दुर्भाग्य से, समय के साथ, आपके कार्यक्षेत्र में गड़बड़ी हो सकती है और कागज, रिपोर्ट या मेल के साथ अव्यवस्थित हो सकती है। लेकिन चिंता न करें - इसे ठीक करने के लिए एक आसान समस्या है। साफ करने के लिए एक दिन निर्धारित करें, फिर अपने घर के कार्यालय को साफ और व्यवस्थित रखने के लिए एक सख्त फाइलिंग सिस्टम लागू करें।

कदम

4 की विधि 1: अपनी वस्तुओं को साफ़ करना और छाँटना

1. 

   उन वस्तुओं को अलग रखें जिन्हें आप वास्तव में हर दिन उपयोग करते हैं। हालांकि आपके डेस्क और ऑफिस में कुछ अव्यवस्थाएं उन चीजों से हो सकती हैं, जिनका आप उपयोग भी नहीं करते हैं, संभवत: कई आइटम हैं जो आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं। पेन, स्टेपलर, लेखन पैड, या हाइलाइटर्स जैसी वस्तुओं का उपयोग अक्सर किया जाता है। इन वस्तुओं को ले जाएं और उन्हें एक सुरक्षित स्थान पर रख दें ताकि आप गलती से उनसे छुटकारा न पाएं।
   • यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या महत्वपूर्ण है, सामान्य रूप से काम करने वाला सप्ताह बिताएं और प्रत्येक आइटम का उपयोग करते समय ध्यान दें। सप्ताह के अंत तक, आपके पास उन चीजों की एक सूची होनी चाहिए जिनका आपने उपयोग किया है, जो आपको दिखाती हैं कि किन वस्तुओं को रखना है।

2. 

   
   
   अपने डेस्क से उन सभी ढीली वस्तुओं को हटा दें जिनका आप उपयोग नहीं करते हैं। एक बार जब आप महत्वपूर्ण वस्तुओं को अलग रख देते हैं, तो अपने डेस्क पर बाकी सभी चीजों का जायजा लें। संभवतः ढीले कागज, टूटे हुए पेन, बिल और अन्य अव्यवस्थाएं हैं, जिन्हें आप देख भी नहीं सकते। यह सब साफ करें और इसे एक बॉक्स में डालें।
   • सुनिश्चित करें कि आप उन सभी दस्तावेज़ों को देख लें जिनसे पुष्टि हो रही है कि उन पर कोई संवेदनशील जानकारी नहीं है, जैसे बैंक खाता नंबर। यदि वहाँ हैं, तो इन कागजों को पूरी तरह से फेंकने के बजाय बहा दें।
   • यदि आपके पास अपने डेस्क पर चित्र या स्मृति चिन्ह जैसे स्मृति चिन्ह हैं, तो उन्हें एक अलग बॉक्स में रखें ताकि आप उन्हें दुर्घटना से बाहर न डालें।

3. 

   
   
   अपने डेस्क और फ़ाइल कैबिनेट दराज के सभी खाली करें। आप अपने ड्रॉअर का उपयोग डंपिंग ग्राउंड के रूप में उन चीजों के लिए कर सकते हैं, जिनके लिए आपके पास जगह नहीं है, इसलिए यहां अव्यवस्था बहुत खराब हो सकती है। एक खाली स्लेट के साथ शुरू करें और सभी दराज को बाहर निकाल दें।इस तरह, आप एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए दराज को समर्पित कर सकते हैं जब आप आइटम वापस डालते हैं।
   • जब आप ड्रॉअर को खाली करते हैं, तो आप सावधान रहें जब आप वर्षों में वहाँ कुछ भी नाजुक रखते हैं।

4. 

   
   
   सब कुछ आप श्रेणियों में मिल क्रमबद्ध करें। एक बार जब आप अपने डेस्क और ड्रॉअर्स से सब कुछ हटा देते हैं, तो इसके माध्यम से छंटनी का काम करें। आइटमों को श्रेणियों में विभाजित करें। आम बिल, मेल, काम की रिपोर्ट, सामान्य कार्यालय की आपूर्ति, या अन्य जो आपके लिए व्यक्तिगत हो सकते हैं। सब कुछ हल करने के साथ, आप इसे और अधिक संगठित तरीके से वापस रख सकते हैं।
   • इसके अलावा उन चीजों के लिए एक जंक ढेर बनाएं जिनकी आपको जरूरत नहीं है या वे उपयोग करें और उनसे छुटकारा पाने की योजना बनाएं।
   • आपको कुछ ऐसे आइटम मिल सकते हैं जो महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कहीं और बेहतर होंगे। व्यंजनों, उदाहरण के लिए, रसोई में होना चाहिए। इन वस्तुओं को कहीं और स्थानांतरित करें यदि आप उन्हें ढूंढते हैं।

5. 

   वह सब कुछ बाहर फेंक दें जिसका आप उपयोग नहीं करते हैं। जब आप अपने आइटम के माध्यम से छंटनी कर रहे हों, तो महत्वहीन चीजों को अलग कर दें। जब आप छँटनी कर लें, तो अपने कार्यालय में अधिक कमरा खोलने के लिए सभी कबाड़ को बाहर फेंक दें।
   • महत्वपूर्ण वस्तुओं में व्यावसायिक रिकॉर्ड, मेडिकल या आईडी दस्तावेज़ और बैंक जानकारी शामिल हैं। महत्वहीन चीजें पुरानी क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट या रसीदें होंगी, बिल जो आपने पहले ही भुगतान किए हैं, और कागज या नोट जो आप वर्षों में नहीं देखेंगे। आपको उन ढीली वस्तुओं का भी पता चल सकता है जिन्हें आपने दराज में छोड़ा था जब आपको नहीं पता था कि उनके साथ और क्या करना है।
   • यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या कुछ फेंकना है, तो इसे "टू वीक थिंक ऑन" नामक एक बॉक्स में डालें। फिर, हर 2 सप्ताह में बॉक्स पर वापस आएं और बॉक्स में किसी भी चीज पर निर्णय लें।

6. 

   जब तक आप स्पष्ट न हों, अपनी डेस्क और ड्राअर को बंद कर दें। धूल और गंदगी ने शायद आपके कार्यालय के चारों ओर निर्माण किया है, खासकर अगर आपने थोड़ी देर में साफ नहीं किया है। जब सब कुछ स्पष्ट हो जाए, तो डेस्क को साफ करने का अवसर लें। सब कुछ वापस डालने से पहले एक नम रैग या नम पोंछे के साथ डेस्क और दराज को पोंछें।
   • अपने कंप्यूटर को भी साफ करना याद रखें। स्क्रीन और कीबोर्ड को मिटा दें ताकि पूरा कार्यक्षेत्र ताजा दिखे।
   • अगर आपको कुछ और सफाई करनी है। उदाहरण के लिए, कार्यालय को वैक्यूम करना, अंतरिक्ष को देखने और क्लीनर महसूस करने का एक अच्छा तरीका है।
   • सफाई करते समय किसी भी धूल को छानने का काम करते समय खिड़की को खुला छोड़ दें।

4 की विधि 2: अपने पेपर आइटम को व्यवस्थित करना

1. 

   यदि आपके पास पहले से कोई फाइल नहीं है, तो एक फ़ाइल कैबिनेट प्राप्त करें। यदि मूल अव्यवस्था भंडारण स्थान की कमी के कारण हुई थी, तो एक फ़ाइल कैबिनेट उस मुद्दे को हल कर सकता है। एक कैबिनेट प्राप्त करें जो आपके कार्यालय के स्थान को फिट करता है और इसका उपयोग आपके सभी दस्तावेजों और अन्य महत्वपूर्ण वस्तुओं को सॉर्ट करने के लिए करता है ताकि वे आपके डेस्क पर न हों।
   • व्यवस्थित रहने के लिए कैबिनेट में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी फ़ोल्डर्स और फ़ाइल विभाजकों को लेबल करें।
   • यदि आप फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग करते हैं तो अपने फाइलिंग सिस्टम से चिपके रहें। लक्ष्यहीन रूप से ड्रॉअर में चीजों को फेंकें नहीं।

2. 

   प्रत्येक दराज को एक विशिष्ट श्रेणी में समर्पित करें। अपने डेस्क और फ़ाइल अलमारियाँ जैसे कबाड़ दराज का इलाज न करें। प्रत्येक ड्रॉअर को एक विशिष्ट उद्देश्य दें जो आपके पेपर श्रेणियों से मेल खाता हो, जैसे बिल, मेडिकल रिकॉर्ड, कार्यालय की आपूर्ति, और जैसे। अपने कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित रखने के लिए इस प्रणाली के साथ रहें।
   • यदि आपके पास एक ही दराज में कई अलग-अलग श्रेणियां हैं, तो आइटम की पहचान करने के लिए फ़ाइल फ़ोल्डर का उपयोग करें। अलग-अलग बिल, बैंक स्टेटमेंट और बिजनेस रिपोर्ट अलग-अलग फोल्डर के साथ।
   • यदि आपके पास बहुत सारे यादृच्छिक आइटम हैं या चीजों को फेंकने में कठिन समय है, तो आप एक दराज को विविध मदों के लिए समर्पित कर सकते हैं। यह एक समझौता है जो आपको कुछ अव्यवस्था रखने देता है, लेकिन इसे एक स्थान पर अलग कर देता है ताकि यह फैल न जाए।

3. 

   अपने सभी फ़ोल्डरों, दराज और बाइंडरों को लेबल करें। एक अच्छा लेबलिंग सिस्टम आपको संगठन की योजना के साथ रहने में मदद करेगा। प्रत्येक दराज, फ़ोल्डर, पैड, या नोटबुक को एक विशिष्ट उद्देश्य दें और उसे लेबल करें। फिर उस सिस्टम से चिपके रहें जब भी आप कुछ दूर रखें तो सब कुछ अपने उचित स्थान पर हो।
   • आपका लेबलिंग सिस्टम सरल हो सकता है, जैसे किसी फ़ोल्डर पर "बिल" लिखना। यदि आप अधिक रचनात्मक दृष्टिकोण पसंद करते हैं, तो स्टिक लेबल वाले फ़ोल्डरों को रंग-कोडिंग करने का प्रयास करें।
   • यदि आपके ड्रॉअर में लेबल के लिए खंड नहीं हैं, तो बस मास्किंग टेप की एक पट्टी का उपयोग करें और उस पर मार्कर के साथ लिखें। यदि ड्रॉअर उद्देश्य बदल जाता है तो टेप को हटा दें।

4. 

   महत्वपूर्ण कागजात और फ़ाइलों के लिए एक डेस्कटॉप आयोजक का उपयोग करें। डेस्कटॉप आयोजक डिब्बों के साथ छोटे डिब्बे हैं जो डेस्क पर आसानी से फिट होते हैं। आप इनमें से किसी एक का उपयोग उन कागजों और फ़ोल्डरों को क्रमबद्ध करने के लिए कर सकते हैं, जिनका वे जरूरत पड़ने पर आपके सामने सही उपयोग करते हैं। इन्हें ऑफिस सप्लाई स्टोर्स या ऑनलाइन से खरीदें।
   • बेहतर संगठन के लिए प्रत्येक अनुभाग को लेबल या रंग-कोड करें।
   • यदि आपके पास सॉर्ट करने के लिए बहुत सी चीजें नहीं हैं, तो एक डेस्कटॉप ऑर्गनाइज़र आपको एक संपूर्ण फ़ाइल कैबिनेट के बजाय सभी की आवश्यकता हो सकती है।

5. 

   अपने बिल और अन्य मेल को सॉर्ट करने के लिए एक मेल स्टेशन बनाएँ। मेल आपकी डेस्क पर बन सकती है, और कुछ उपकरण अव्यवस्था को कम करने में मदद कर सकते हैं। एक मेल टोकरी का उपयोग करने का प्रयास करें जो आपकी दीवार से जुड़ी हो। यह आपके मेल को व्यवस्थित करता है और इसे आपकी डेस्क से दूर रखता है।
   • उस मेल को सॉर्ट करने के लिए "इन" और "आउट" बास्केट का उपयोग करें जिसे आपने पहले से ही संभाल रखा है और जिस मेल को आपको अभी भी देखना है।
   • मेल सॉर्टिंग के लिए आप अपने डेस्क पर एक बिन या टोकरी का उपयोग कर सकते हैं, यदि आपकी डेस्क काफी बड़ी है।

3 की विधि 3: अपना पेपर उपयोग कम करना

1. 

   अव्यवस्था को कम करने के लिए केवल वही प्रिंट करें जो आवश्यक हो। कार्यालय अव्यवस्था के मुख्य कारणों में से एक पेपर है। मुद्रण से पहले दो बार सोचें और अपने आप से पूछें कि क्या आपको वास्तव में इन फ़ाइलों की भौतिक प्रतिलिपि की आवश्यकता है। यदि नहीं, तो इसके बजाय कंप्यूटर पर दस्तावेज़ देखें और कागज को अपने डेस्क पर बनाने से रोकें।
   • अतिरिक्त बोनस के रूप में, आप कागज और प्रिंटर स्याही पर पैसे बचाएंगे। कागज को संरक्षित करने के लिए यह पर्यावरण के लिए भी बेहतर है।
   • यदि आप घर से काम करते हैं, तो आपका अधिकांश काम संभवत: डिजिटल रूप से किया जाता है, इसलिए यदि आपने किसी कार्यालय में काम किया है तो प्रिंट करने का आग्रह करना आसान है।

2. 

   कागजात और पुस्तकों से छुटकारा पाएं जिन्हें आप ऑनलाइन एक्सेस कर सकते हैं। अब कई डिजीटल आइटम के साथ, कई भौतिक प्रकाशन केवल स्थान ले रहे हैं। यदि आप नियमित रूप से लेख, मैनुअल या रिपोर्ट को देखते हैं, तो देखें कि क्या आप उन्हें ऑनलाइन एक्सेस कर सकते हैं। यदि ऐसा है, तो आपकी भौतिक प्रतियां आवश्यक नहीं हैं। स्थान खाली करने के लिए उन्हें रीसायकल या दान करें।
   • अपनी पत्रिका या पत्रिका सदस्यताएँ और बिलों को केवल डिजिटल में बदलें। यह उन्हें आपके कार्यालय में निर्माण करने से रोकता है।
   • देखें कि क्या आप उनसे छुटकारा पाने से पहले किताबें बेच या दान कर सकते हैं। पुस्तकालय और दान हमेशा दान की तलाश में रहते हैं।

3. 

   महत्वपूर्ण कागजात को स्कैन करें और भौतिक प्रतियों को रीसायकल करें। आपके कई बिल और रिकॉर्ड को डिजिटल किया जा सकता है। एक स्कैनर प्राप्त करें या उनमें से उच्च-गुणवत्ता वाली तस्वीरें लें, फिर श्रेड करें और मूल को रीसायकल करें। यह आपके कार्यालय में पेपर बिल्डअप को कम करता है।
   • अपने कंप्यूटर पर एक अच्छी फाइलिंग प्रणाली का उपयोग करना याद रखें ताकि आप दस्तावेजों का नुकसान न करें। सब कुछ लेबल करें और फ़ाइलों को एक फ़ोल्डर में डालें।
   • क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करने के बजाय अपने डेस्कटॉप पर संवेदनशील दस्तावेज़ सहेजें। इन्हें हैक किया जा सकता है और आपकी जानकारी चुराई जा सकती है।

4 की विधि 4: अपने डेस्क और कंप्यूटर पर टिक करना

1. 

   अपने कार्यालय की आपूर्ति को व्यवस्थित करने के लिए बास्केट या डिब्बे का उपयोग करें। पेन, मार्कर, स्टेपलर, और टेप सभी आपके डेस्क के शीर्ष को अव्यवस्थित कर सकते हैं। अपने आप को उन सभी वस्तुओं को नियंत्रण में रखने के लिए कैन या बिन प्राप्त करें। याद रखें कि आप अपने लेखन टूल को हर बार वहीं इस्तेमाल करते हैं, जब आप उनका उपयोग करते हैं, इसलिए वे फिर से नहीं बनाते हैं।
   • यदि आपके पास कई प्रकार के पेन या मार्कर हैं और उन्हें अलग रखना चाहते हैं, तो विभिन्न मदों के लिए वर्गों के साथ एक बिन का उपयोग करें।
   • आप अपने स्टेपलर की तरह बड़े कार्यालय की आपूर्ति के लिए एक दराज समर्पित कर सकते हैं। यह आपके डेस्कटॉप को अधिक महत्वपूर्ण कार्य आइटमों के लिए मुक्त करता है।

2. 

   टक कंप्यूटर और फोन केबल दूर। डेस्कटॉप अव्यवस्था के लिए केबल और डोरियां एक बहुत बड़ा कारण हो सकते हैं। उन्हें अपने डेस्क पर एक दिशा से चलाएं जो उन्हें रास्ते से बाहर रखे। उदाहरण के लिए, चार्जिंग डोर, छिपी रहने के लिए आपकी डेस्क के पीछे भाग सकती हैं।
   • आप अपने डेस्क पर जाने वाले वेल्क्रो क्लिप के साथ डोरियों को रास्ते से बाहर रख सकते हैं। इन्हें ऑफिस सप्लाई स्टोर पर खरीदें।
   • यदि संभव हो, तो USB कीबोर्ड और माउस जैसे वायरलेस उपकरणों पर स्विच करें। यह आपके डेस्क पर तारों की मात्रा में कटौती करता है।

3. 

   अपने कंप्यूटर के डेस्कटॉप आइकनों को मिलाएं। अपने कंप्यूटर डेस्कटॉप के बारे में मत भूलना। हर जगह माउस के टन होने से आपका वर्क स्टेशन अव्यवस्थित महसूस कर सकता है। डेस्कटॉप फोल्डर बनाकर और सही स्थानों पर फाइल रखकर कंप्यूटर को डिक्लेयर करें। आपका कार्य केंद्र बाद में बहुत अधिक दिखेगा।

4. 

   इंस्टॉल अस्थायी अलमारियाँ अधिक संग्रहण स्थान के लिए अपने डेस्क के ऊपर। थोड़ा अतिरिक्त भंडारण स्थान आपकी अव्यवस्था की समस्या से छुटकारा दिला सकता है। हार्डवेयर स्टोर से फ्लोटिंग शेल्फ किट प्राप्त करें या अपना स्वयं का निर्माण करें। अंतरिक्ष की नई परतों के लिए अपने डेस्क के ऊपर एक या अधिक लटकाएं।
   • याद रखें कि नई अलमारियों को व्यवस्थित रखें। उन्हें साफ भंडारण के लिए उपयोग करें, चीजों को फेंकने की जगह के रूप में नहीं।
   • हैंगिंग अलमारियां भी सजावटी हो सकती हैं। फूलदान या चित्र फ़्रेम आपके कार्यालय को एक अच्छा माहौल देते हैं, और अधिक महत्वपूर्ण वस्तुओं के लिए आपकी डेस्क को मुक्त करते हैं।

5. 

   नियमित रूप से सफाई जारी रखें ताकि कबाड़ फिर से न बन जाए। एक बार जब आपने अपने कार्यालय को गिराने का काम कर लिया, तो उसे फिर से गड़बड़ न होने दें। नियमित रूप से थोड़ी सी सफाई और पुनर्रचना करें ताकि आपका कार्यक्षेत्र साफ-सुथरा रहे।
   • यदि आपको साफ करने के लिए एक अनुस्मारक की आवश्यकता है, तो हर महीने एक दिन सेट करने का प्रयास करें ताकि आपका सफाई दिवस हो।
   • अपने डेस्क पर चीजों को छोड़ने या उन्हें दिन के अंत में अपने दराज में फेंकने के आग्रह से बचें। सब कुछ वापस उसके उचित स्थान पर रख दें, या महत्वपूर्ण न होने पर उसे बाहर फेंक दें।

सामुदायिक प्रश्न और उत्तर

टिप्स

• COVID-19 महामारी के दौरान, बहुत सारे स्थान दान नहीं ले सकते हैं। यदि आप कुछ भी दान कर रहे हैं, तो यह सबसे अच्छा हो सकता है जब तक कि महामारी समाप्त न हो जाए।

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