विषय

• कदम
• सामुदायिक प्रश्न और उत्तर

अन्य खंड

प्रभावी प्रबंधक और टीम के नेता अपने कर्मचारियों की सक्रिय रूप से निगरानी करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कम कलाकार जल्दी अनुशासित होते हैं और उच्च प्रदर्शन करने वालों को पुरस्कृत किया जाता है। निगरानी कर्मचारी आपको उन क्षेत्रों की पहचान करने में भी मदद कर सकते हैं जहां कर्मचारी निजी मामलों पर कंपनी का समय या संसाधन बर्बाद कर रहे हैं। सही सॉफ़्टवेयर के साथ, आप उन वेबसाइटों को ब्लॉक कर सकते हैं जो अनुचित हैं या व्यावसायिक कार्यों के लिए लागू नहीं हैं। अनावश्यक रूप से कार्यालय घर्षण पैदा किए बिना कर्मचारियों की सफलतापूर्वक निगरानी करना, किसी भी प्रभावी प्रबंधक का लक्ष्य होना चाहिए।

कदम

विधि 1 की 4: उम्मीदें परिभाषित करना

1. 

   अपनी नीतियों का लिखित विवरण बनाएँ। आपकी नीतियां केवल तभी प्रभावी होंगी जब उन्हें किसी कर्मचारी पुस्तिका या गाइड में स्पष्ट शब्दों में समझाया जाएगा। यह गाइड सभी कर्मचारियों के लिए आसानी से सुलभ होना चाहिए और परिभाषित करना चाहिए कि आपकी नीतियां क्या हैं और इस घटना में क्या किया जाएगा कि उनका पालन न किया जाए। आपके पास किसी भी निगरानी नीति के लिए, जैसे कि इंटरनेट या फ़ोन मॉनिटरिंग, आप उस विचार प्रक्रिया को भी समझाना चाहेंगे जिसके कारण आपकी नीतियां बनीं। यह बताते हुए कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं, उनकी गतिविधियों की निगरानी के कारण कर्मचारी अविश्वास को कम करने में मदद मिल सकती है।
   • टाइमकीपिंग, बिल योग्य घंटे (यदि लागू हो), व्यक्तिगत फोन कॉल, और काम पर व्यक्तिगत इंटरनेट उपयोग पर स्पष्ट नीतियां निर्धारित करें। कर्मचारियों को जहां उपयुक्त हो वहां से छुट्टी लेने के लिए प्रोत्साहित करें।

2. 

   
   
   सुनिश्चित करें कि कर्मचारी इन नीतियों से अवगत हैं। यदि किसी भी प्रकार की मॉनिटरिंग मानक जाँच से परे प्रगति पर हो रही है, जैसे कि यदि आप फोन या इंटरनेट निगरानी का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने कर्मचारियों को सीधे सूचित करना चाहिए। मॉनिटरिंग पॉलिसी में बदलाव की व्याख्या करने के लिए एक बैठक करें या एक सामूहिक ईमेल भेजें और ठीक से समझाएं कि कब और कैसे जानकारी दर्ज की जाएगी, सहेजा जाएगा, और हटाया जाएगा।
   • कुछ राज्यों में, कनेक्टिकट और डेलावेयर की तरह, आपको किसी भी इंटरनेट निगरानी के अपने कर्मचारियों को सूचित करने के लिए कानूनी रूप से आवश्यक है।
   • यहां तक ​​कि अगर आपको अपने कर्मचारियों को निगरानी के बारे में सूचित करने की आवश्यकता नहीं है, तो भी हो सकता है कि अगर आप उन्हें नहीं बताएंगे और वे अपने बारे में पता करें।

3. 

   
   
   अनुशासनात्मक दिशानिर्देशों का बिल्कुल पालन करें। जब कोई कर्मचारी आपकी नीतियों का पालन करने में विफल रहता है, तो सुनिश्चित करें कि उस उल्लंघन के लिए कथित अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाती है। सभी कर्मचारियों के लिए समान रूप से नीतियां लागू करना सुनिश्चित करें। अपने इरादों के बारे में स्पष्ट रहें। अनुशासनात्मक कार्रवाई का दस्तावेजीकरण करें और कर्मचारी को अनुशासनात्मक योजनाओं पर हस्ताक्षर करें। यदि आप इन दिशानिर्देशों का ठीक से पालन करने में विफल रहते हैं, तो कर्मचारियों को विश्वास हो जाएगा कि आपकी ध्यान से निर्धारित नीतियां वास्तव में लागू नहीं होंगी।

4. 

   
   
   अपनी नीतियों को कारण के भीतर रखें। बहुत बार या इंटरनेट नीतियों को सीमित करने वाले संस्थानों की जांच न करें। एक नासमझ बॉस मनोबल को कम कर सकता है और कर्मचारियों को परेशान कर सकता है। प्रक्रिया के बजाय परिणामों पर ध्यान दें। यदि कोई कर्मचारी अच्छा काम कर रहा है और एक टीम में अच्छा काम करता है, तो विवरण पर बहुत अधिक वीणा न करें।
   • अपने ऊपरी स्तर के कर्मचारियों को अधिक स्वतंत्रता दें। हालांकि यह एक अस्थायी या प्रशासनिक सहायक देने के लिए उपयुक्त हो सकता है जो आपके व्यवसाय में कम निवेश करता है जो एक कंप्यूटर है जो एक खुली जगह का सामना करता है जिसे आप देख सकते हैं, ऊपरी स्तर के कर्मचारी विश्वास की उम्मीद करेंगे।
   • अपने तरीके से काम करने की स्वतंत्रता संभवत: ऊपरी स्तर के कर्मचारियों को अधिक उत्पादक बनाती है, कम नहीं।

विधि 2 की 4: उत्पादकता का आकलन करना

1. 

   अपने कर्मचारियों की जाँच करें। समय-समय पर, अपने स्वयं के कार्यालय में कर्मचारियों के साथ एक अनिर्धारित समय पर जाँच करें। यदि आप जब चलते हैं या फोन को लटकाते हैं तो एक कर्मचारी सदस्य अक्सर खिड़की से "दूर" क्लिक करता है, आपको कुछ चिंता व्यक्त करने की आवश्यकता हो सकती है। व्यक्तिगत रूप से कर्मचारियों को देखना आपको उनके काम के लिए रचनात्मक आलोचना की पेशकश करने में भी मदद कर सकता है।

2. 

   एक कर्मचारी क्या काम कर रहा है, इसकी व्याख्या के लिए पूछें। कर्मचारियों को जवाबदेह रखने का एक सरल तरीका उनके साथ नियमित बातचीत करना है कि उनका काम कैसा चल रहा है। उनसे पूछें कि उन्होंने आपकी पिछली बातचीत के बाद क्या किया है, अधिक सवाल पूछने और बातचीत के विकसित होने पर उनकी प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करें। परिणामों के विवरण और मूर्त साक्ष्य के लिए पूछें।

3. 

   कर्मचारियों को अपने स्वयं के काम का दस्तावेज बनाएं। क्या आपके कर्मचारी ने गतिविधि लॉग, चेकलिस्ट या प्रगति रिपोर्ट में अपनी कार्य प्रगति रिकॉर्ड की है। हालाँकि, रिपोर्ट्स को अधिक बोझ या "व्यस्तता" नहीं होना चाहिए, बल्कि टीम के सदस्यों और प्रबंधन को समान रूप से संपर्क में रहने और एक ही पृष्ठ पर प्रोत्साहित करना चाहिए। जब आप कर्मचारी से बात करते हैं, तो किसी रिपोर्ट में वर्णित कार्य का प्रमाण मांगने से न डरें।

4. 

   कार्यों का आकलन प्रगति पर है। यदि आप उत्पादकता के बारे में चिंतित हैं, तो प्रदर्शन के ठोस सबूत के लिए पूछें जो औसत दर्जे का है और समय-सीमा है। यदि कोई कर्मचारी प्रोजेक्ट लीडर है, तो मील के पत्थर सेट करें, लेकिन प्रोजेक्ट के लिए योजना और समय-सीमा भी पूछें। प्रोजेक्ट टीम के सभी सदस्य संवाद कर रहे हैं यह सुनिश्चित करने के लिए अन्य कर्मचारियों के साथ जाँच करें। लंबी अवधि की परियोजनाओं की प्रगति को व्यक्तिगत रूप से ट्रैक करें और उनकी सटीकता और पूर्णता का आकलन करें।
   • उदाहरण के लिए, आप किसी कर्मचारी के लिए डेटा प्रविष्टियों की निगरानी कर सकते हैं जो एक डेटाबेस का प्रबंधन करने के लिए सौंपा गया है। आप प्रविष्टियों की समयबद्धता, उनकी सटीकता और कंपनी के दिशा-निर्देशों के पालन का मूल्यांकन कर सकते हैं।

5. 

   दूसरों से कर्मचारी बातचीत के बारे में पूछें। आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और अन्य कर्मचारियों से किसी कर्मचारी के व्यवहार के बारे में उनकी बातचीत के बारे में पूछें कि वह कर्मचारी कैसा व्यवहार कर रहा है। हालाँकि, आपको इन अवलोकन की निष्पक्षता बढ़ाने के लिए एक तरीका चाहिए ताकि कर्मचारियों का गलत प्रतिनिधित्व न हो। यह जानकारी मांगते समय, इंप्रेशन के बजाय इंटरैक्शन के बारे में विवरण मांगें। मूल्यांकन के बजाय बातचीत के विवरण के लिए पूछें। और हमेशा एक खुला दिमाग रखना; आप कभी नहीं जानते कि कब किसी कर्मचारी को गलत तरीके से पेश किया जा रहा है।

विधि 3 की विधि 3: ऑनलाइन गतिविधि की निगरानी करना

1. 

   मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर चुनें। मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर को कई तरीकों से स्थापित किया जा सकता है। पहली बात पर विचार करने के लिए एक सर्वर के साथ एक पूर्ण प्रणाली स्थापित कर रहा है। इसमें एंटीवायरस और मैलवेयर सुरक्षा, और कर्मचारी निगरानी भी शामिल होगी। यदि आपके पास उपकरण रखने के लिए आईटी कर्मचारी नहीं है, तो आप इन सेवाओं को प्राप्त करने के लिए ट्रेंड माइक्रो बिजनेस सिक्योरिटी या सिमेंटेक क्लाउड जैसी क्लाउड-आधारित सेवा का उपयोग कर सकते हैं। ये सेवाएँ बहुत महंगी नहीं हैं; प्रति वर्ष लगभग $ 150 का भुगतान करने की उम्मीद है।
   • यदि आप कर्मचारी वेब उपयोग को ट्रैक करने और कुछ साइटों को ब्लॉक करने की कोशिश कर रहे हैं, तो एक सरल सॉफ्टवेयर पैकेज करेगा। यह सेवा सस्ती होगी और आपको वेब पेजों की निगरानी और फ़िल्टर करने, कीस्ट्रोक्स देखने और स्क्रीनशॉट कैप्चर करने की अनुमति देगी। उदाहरण के लिए, इंटरगार्ड सोनार ये सेवाएं प्रदान करता है।
   • कुछ मामलों में, आप मुफ्त में अल्पविकसित ट्रैकिंग सिस्टम प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, ActivTrak सिस्टम वेब ट्रैफ़िक पर नज़र रखता है और आपके लिए एक मासिक रिपोर्ट तैयार करता है।

2. 

   हानिकारक या अनुचित वेबसाइटों को ब्लॉक करें। नियोक्ता को यह देखने का अधिकार है कि उनके कर्मचारी किस वेब पेज पर जाते हैं और वे वेबसाइटों को ब्लॉक करने के लिए कहते हैं, जो उन्हें व्यवसाय के संचालन के लिए महत्वहीन, अनुचित या संभावित रूप से हानिकारक हैं। मुख्य रूप से, नियोक्ता कुछ वेबसाइटों को या तो यह सुनिश्चित करने के लिए ब्लॉक करते हैं कि कर्मचारी उत्पादक हैं, जैसे फेसबुक या स्टॉक ट्रेडिंग साइट्स को ब्लॉक करना जो उन्हें विचलित करते हैं, या यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी सहकर्मियों को परेशान नहीं कर रहे हैं या कॉर्पोरेट जासूसी नहीं कर रहे हैं।
   • नियोक्ता अश्लील या घृणास्पद मानी जाने वाली साइटों को भी ब्लॉक कर सकते हैं।
   • कुछ निगरानी पैकेज कुछ प्रकार की वेबसाइटों पर समय सीमा निर्धारित करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए सोशल मीडिया साइटों पर प्रत्येक दिन एक निर्धारित राशि की अनुमति।
   • जब आप देखते हैं कि आपके कर्मचारी बार-बार काम करने के लिए असंबंधित वेबसाइट पर जा रहे हैं, तो उस वेबसाइट को ब्लॉक करें और फिर एक ईमेल भेजकर उन्हें याद दिलाएं कि वे कंपनी के समय पर हैं।

3. 

   ईमेल की निगरानी करें। नियोक्ता को सही ठहराने के लिए ईमेल की निगरानी करना अधिक कठिन है। किसी भी कर्मचारी ईमेल को पढ़ने से पहले, कर्मचारियों को उस नीति के बारे में सूचित किया जाना चाहिए जो उनके ईमेल को पढ़ने की अनुमति देती है। इसके अलावा, नियोक्ता को आमतौर पर संदेह का एक कारण चाहिए जो उन्हें ईमेल पढ़ने के लिए प्रेरित करता है, जैसे कि उस कर्मचारी के साथ एक प्रलेखित घटना। यदि वे मूल रूप से दावा करते हैं कि ईमेल गोपनीय होंगे, तो नियोक्ताओं के लिए ईमेल पढ़ना उचित नहीं है।

4. 

   सुनिश्चित करें कि आप कानून के अनुपालन में हैं। कुछ निगरानी उपाय आपके कर्मचारियों के निजता के अधिकार में बाधा डाल सकते हैं। मॉनिटरिंग सॉफ़्टवेयर स्थापित करने से पहले एक रोजगार वकील के साथ जांचें। सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों ने जिस सॉफ़्टवेयर पर हस्ताक्षर किए हैं, उस पर लिखित दस्तावेज़ है, और यह सभी समझते हैं कि सॉफ़्टवेयर क्या है।

विधि 4 की 4: निगरानी के अन्य प्रकार के संस्थान

1. 

   फोन पर बातचीत को रिकॉर्ड करें। संघीय कानून नियोक्ताओं को कर्मचारी फोन वार्तालापों की निगरानी करने की अनुमति देता है। हालाँकि, यह केवल व्यवसाय से संबंधित कॉलों के लिए सच है, जैसे ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ। एक नियोक्ता को आमतौर पर व्यक्तिगत कॉल की निगरानी करने की अनुमति नहीं होती है, और जब उन्हें यह पता चलता है कि व्यक्तिगत है, तो कॉल रिकॉर्ड करना और निगरानी करना बंद कर देना चाहिए। इसका एकमात्र अपवाद यह है कि व्यक्तिगत फोन कॉल कार्यस्थल नीति द्वारा स्पष्ट रूप से निषिद्ध हैं।
   • वॉयस मेल्स की रिकॉर्डिंग और मॉनिटरिंग सिर्फ कदाचार के दस्तावेज की तरह, औचित्य के साथ की जानी चाहिए।
   • फ़ोन टैप या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्डिंग सिस्टम का उपयोग करके फ़ोन वार्तालापों को रिकॉर्ड किया जा सकता है। कुछ मामलों में, इसे आपके अन्य मॉनिटरिंग सॉफ़्टवेयर के साथ जोड़ा जा सकता है।

2. 

   वीडियो निगरानी सेट करें। व्यवसाय आमतौर पर ग्राहकों को चोरी के उत्पादों को हतोत्साहित करने के लिए वीडियो निगरानी का उपयोग करते हैं। हालांकि, कुछ व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए वीडियो निगरानी का उपयोग करते हैं कि कर्मचारी उत्पादक हैं और व्यवसाय की नीतियों का उल्लंघन नहीं कर रहे हैं। इस तरह से कर्मचारियों की निगरानी करना आपको कर्मचारी के कदाचार के निष्पक्ष सबूत प्रदान कर सकता है और उन्हें अधिक परिश्रम करने के लिए प्रेरित भी कर सकता है। हालांकि, देखे जाने की निरंतर भावना कर्मचारियों को असहज कर सकती है और मनोबल में गिरावट ला सकती है। इन कारणों के लिए, वीडियो निगरानी का उपयोग करने से पहले पेशेवरों और विपक्षों पर सावधानीपूर्वक विचार करें।
   • कई राज्यों में, वीडियो निगरानी को राज्य कानून द्वारा सावधानीपूर्वक विनियमित किया जाता है। इस प्रकार की निगरानी को लागू करने से पहले अपने राज्य के कानूनों की जाँच करें।
   • टॉयलेट का उपयोग करने या बदलने जैसी कुछ गतिविधियाँ करने वाले कर्मचारियों को वीडियोपोटिंग करना हमेशा अवैध होता है और इसका परिणाम आपराधिक दंड हो सकता है।

3. 

   अपने कर्मचारियों के स्थानों को ट्रैक करें। Xora और TSheets जैसे कुछ एप्लिकेशन, नियोक्ताओं को अपने स्मार्टफोन के माध्यम से कर्मचारी आंदोलन को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। यह आम तौर पर अंदर या बाहर क्लॉकिंग के लिए उपयोग किया जाता है और यह कानूनी है अगर कर्मचारी सहमति देता है। हालांकि, कुछ कर्मचारियों को सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके 24/7 ट्रैक किया जाता है, जो उन्हें अपने नियोक्ताओं को गोपनीयता भंग करने के लिए मुकदमा करने के लिए कानूनी आधार दे सकता है। यदि आप इस प्रकार की नीति को लागू करते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कानूनी रूप से ऐसा कर रहे हैं, एक वकील से परामर्श करें।
   • शिपिंग या ड्राइविंग-आधारित व्यवसाय वाहनों में ट्रैकर्स का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी कर सकते हैं कि ड्राइवर मार्ग पर रहें। यह एक आम बात है और आम तौर पर स्वीकार्य है।

सामुदायिक प्रश्न और उत्तर

मैं 4 सदस्यों वाली टीम का प्रबंधन कर रहा हूं। आप किस समय ट्रैकिंग टूल की सिफारिश करेंगे?

मैं वेबवर्क ट्रैकर की सिफारिश करना चाहूंगा। मैं इसे अपनी टीम की निगरानी की जरूरतों के लिए पहले से ही 7 महीनों के लिए उपयोग कर रहा हूं। इसका उपयोग करना बहुत आसान है और इसमें कई उपयोगी विशेषताएं हैं जैसे गतिविधि स्तर, स्क्रीनशॉट, रिपोर्ट, चालान और इतने पर। और भी, यह अन्य ऐप्स की तुलना में अधिक सस्ती है।

मैं दैनिक रिपोर्ट कैसे कर सकता हूं?

आप एक सभी में एक निगरानी और प्रबंधन सॉफ्टवेयर की कोशिश कर सकते हैं। यह हर कर्मचारी को दैनिक कार्य सारांश एकत्र करेगा और एक दैनिक, साप्ताहिक या मासिक रिपोर्ट निर्यात करेगा जिसे आप चेक या डाउनलोड कर सकते हैं।

कंपनी ने एक नीति बनाई है कि प्रत्येक कर्मचारी को मैदान में या कार्यालय से बाहर जाने के लिए, और जब वे वापस आते हैं तो घड़ी लगाना है। यदि कर्मचारी ऐसा करने से इनकार करते हैं तो मैं इस मुद्दे को कैसे संभाल सकता हूं?

अपने कर्मचारियों को ऐसा करने के लिए मजबूर करना मुश्किल है, इसलिए आप अपने उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए दूसरे तरीके का उपयोग क्यों नहीं करते हैं? आप एक निगरानी सॉफ्टवेयर की कोशिश कर सकते हैं। यह कंप्यूटर लॉग-इन और लॉग-ऑफ समय को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड कर सकता है, इसलिए यह घड़ी और घड़ी का समय होगा जिसे आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं। अन्यथा, आप अपने कर्मचारियों को धमकी दे सकते हैं कि यदि वे सिस्टम का सही उपयोग नहीं करते हैं, तो उन्हें सही भुगतान नहीं किया जाएगा, लेकिन इसे लागू करने के लिए आपको पहले से तैयार रहना होगा। सुनिश्चित करें कि आपने इसे कानूनी रूप से पोस्ट किया है और अपने कर्मचारियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त समय दें।