लेखक:
Carl Weaver
निर्माण की तारीख:
23 फ़रवरी 2021
डेट अपडेट करें:
17 मई 2024
विषय
यह आलेख आपको दिखाता है कि Microsoft Excel में रिपोर्टिंग को कैसे स्वचालित किया जाए। बाहरी डेटा स्रोतों जैसे MySQL, Postgres, Oracle आदि का उपयोग करके एक स्प्रेडशीट के भीतर क्वेरी बनाने और रिपोर्ट बनाने के लिए एक प्लगइन स्थापित करें। यदि डेटा पहले से एक स्प्रेडशीट में संग्रहीत है, तो मैक्रो के साथ परिणाम उत्पन्न करना, प्रारूपित करना और निर्यात करना सीखें। आप कमांड के निष्पादन को और सरल बनाने के लिए एक कुंजी संयोजन को शॉर्टकट के रूप में परिभाषित कर सकते हैं। एक्सेल में एक स्वचालित मैक्रो रिकॉर्डिंग सुविधा है जिसे मैनुअल प्रोग्रामिंग की आवश्यकता नहीं है।
कदम
2 की विधि 1: बाहरी डेटा स्रोत (MySQL, पोस्टग्रैज, ओरेकल आदि) का उपयोग करना
डाउनलोड Kloudio प्लगइन Microsoft वेबसाइट पर। डेटाबेस और स्प्रेडशीट के बीच संबंध स्थापित करना आवश्यक है। यह सुविधा Google शीट के साथ भी संगत है।
Kloudio का पेज दर्ज करें और "कनेक्शन" विकल्प पर क्लिक करके एक नया कनेक्शन बनाएं और फिर "लेट्स ए कनेक्शन बनाएं!"”। डेटाबेस के प्रकार का चयन करें और आवश्यक जानकारी दर्ज करें: क्रेडेंशियल, सर्वर पता (पोर्ट के साथ), डेटाबेस का नाम, चाहे एसएसएल सुरक्षा प्रोटोकॉल लागू किया गया हो और चाहे वह उत्पादन वातावरण में हो।
डेटाबेस और स्प्रेडशीट के बीच संबंध स्थापित करने के बाद, एक्सेल के भीतर प्रश्नों और बाहरी डेटा के साथ रिपोर्ट बनाना संभव है। Kloudio पृष्ठ पर रिपोर्ट विकसित करें और उन्हें टैब में क्लिक करके एक्सेल में चुनें क्लौदियो और बटन मेरी रिपोर्ट। उदाहरण के लिए, अपने इच्छित अतिरिक्त फ़िल्टर का चयन करें और अपडेट आवृत्ति सेट करें: प्रत्येक सप्ताह, हर दिन या हर घंटे।
इसके अलावा, आप डेटा को स्प्रेडशीट में सम्मिलित कर सकते हैं और डेटाबेस को अपडेट कर सकते हैं। Kloudio वेबसाइट पर एक अपडेट टेम्प्लेट बनाएं और मैन्युअल या स्वचालित रूप से परिवर्तन करें।
विधि 2 का 2: स्प्रेडशीट डेटा का उपयोग करना
यदि आप उन डेटा के साथ काम करना चाहते हैं जो पहले से ही एक्सेल स्प्रेडशीट में संग्रहीत हैं, तो आप मैक्रोज़ के साथ रिपोर्ट को स्वचालित कर सकते हैं। मैक्रोज़ ऐसी विशेषताएं हैं जो आपको जटिल और दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित रूप से करने की अनुमति देती हैं।
एक्सेल खोलता है। डबल-क्लिक (या मैक का उपयोग करने पर सिंगल क्लिक करें) एक आइकन जो एक हरे रंग की पृष्ठभूमि पर एक सफेद "एक्स" है और "न्यू" टैब पर "ब्लैंक वर्कबुक" चुनें।
- मैक संस्करण के लिए, क्लिक करें फ़ाइल पर है नई कार्यपुस्तिका ड्रॉप-डाउन मेनू में।
- क्या वह स्प्रेडशीट है जिसे आप तैयार और सहेजना चाहते हैं? फ़ाइल को डबल-क्लिक करके इसे सीधे खोलें।
अपना स्प्रेडशीट डेटा दर्ज करें। क्या आपने अभी तक कॉलम नाम और जानकारी दर्ज नहीं की है? आगे बढ़ने से पहले करें।
सक्षम करें डेवलपर. के लिए गाइड डेवलपर यह एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं दिखाया गया है। अपनी मशीन के ऑपरेटिंग सिस्टम के अनुसार नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- खिड़कियाँ - क्लिक करें फ़ाइल > विकल्प (स्क्रीन के नीचे स्क्रॉल करें)। खुलने वाली विंडो में, देखें रिबन को कस्टमाइज़ करें दाईं ओर और चेकबॉक्स चुनें डेवलपर, जो अंतिम वस्तुओं में से एक है मुख्य मार्गदर्शक। बटन दबाएं ठीक है.
- मैक - क्लिक करें एक्सेल > पसंद ...। का पता लगाने रिबन और टूलबार और "डेवलपर" चेकबॉक्स चुनें जो "मेन गाइड" में मौजूद है। बटन दबाएं बचाना.
टैब पर क्लिक करें डेवलपर. विंडो के ऊपरी दाएं कोने में एक नया टैब दिखाई देना चाहिए। संबंधित टूलबार खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
बटन दबाएँ रिकॉर्ड मैक्रो यह टूलबार में है। एक छोटी सी खिड़की खोलनी चाहिए।
मैक्रो को एक नाम दें। "मैक्रो नाम" फ़ील्ड में, इसे पहचानने में आपकी सहायता करने के लिए एक नाम दर्ज करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप स्प्रेडशीट में डेटा के साथ एक चार्ट बनाने के लिए मैक्रो बना रहे हैं, तो इसे "चार्ट 1" या ऐसा कुछ कहें।
मैक्रो को ट्रिगर करने के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट को परिभाषित करें। दबाएँ ⇧ शिफ्ट और एक अन्य कुंजी (उदाहरण के लिए, टी) मैक्रो को शॉर्टकट से चलाने के लिए।
- मैक पर, संयोजन होना चाहिए ⌥ विकल्प+⌘ कमान और एक कुंजी (उदाहरण के लिए, ⌥ विकल्प+⌘ कमान+टी).
मैक्रो को वर्तमान कार्यपुस्तिका में सहेजें। फ़ील्ड स्टोर मेनू में "स्टोर मैक्रो" से, "यह कार्यपुस्तिका" चुनें ताकि यह उन सभी के लिए उपलब्ध हो जो कार्यपुस्तिका तक पहुँच प्राप्त करते हैं।
- आपको मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए एक्सेल फाइल को एक विशिष्ट प्रारूप में सहेजना होगा।
बटन दबाएँ ठीक है. तैयार! आपने मैक्रो को सहेज लिया और इसे रिकॉर्डिंग मोड में डाल दिया। अब तक आप जो कुछ भी करते हैं वह तब तक रिकॉर्ड किया जाएगा जब तक आप "रिकॉर्डिंग बंद करें" पर क्लिक नहीं करते।
वह करें जो आप स्वचालित करना चाहते हैं। Excel आपके द्वारा किए गए सभी क्लिक, कुंजी प्रेस और फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों पर नज़र रखता है और उन्हें मैक्रो में कार्य सूची में जोड़ता है।
- उदाहरण के लिए, तालिका से डेटा का चयन करें और एक चार्ट बनाएं। टैब पर क्लिक करें डालनेचुनें कि आप किस प्रकार का ग्राफ चाहते हैं और इसे कॉन्फ़िगर करें।
- यदि आप एक मैक्रो बनाना चाहते हैं जो कोशिकाओं को जोड़ता है 1 को A12, एक खाली सेल चुनें, टाइप करें = SUM (A1: A12) यह से है ↵ दर्ज करें.
बटन दबाएं रिकॉर्डिंग बंद करें टैब टूलबार पर डेवलपर. इसलिए, आप रिकॉर्डिंग समाप्त करते हैं और मैक्रो बनाने के बाद आपके द्वारा किए गए सभी चीज़ों को सहेजते हैं।
स्प्रेडशीट को एक मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल के रूप में सहेजें। क्लिक करें फ़ाइल > के रूप रक्षित करें। फ़ील्ड ड्रॉप-डाउन मेनू में दबाएँ प्रकार और चुनें एक्सेल मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका ( *। Xlsm)। फ़ाइल नाम दर्ज करें, उस कंप्यूटर पर स्थान चुनें जहां आप बटन को सहेजना चाहते हैं और दबाएं बचाना.
- यदि आप फ़ाइल प्रकार नहीं बदलते हैं, तो मैक्रो को कार्यपुस्तिका के घटक के रूप में सहेजा नहीं जाएगा और अन्य लोग अपने कंप्यूटर पर इसका उपयोग नहीं कर पाएंगे।
मैक्रो चलाएं। मैक्रो बनाते समय आपके द्वारा चुने गए कुंजी संयोजन को दबाएं। एक्सेल को ठीक वैसा ही कदम दोहराना है जैसा आपने किया था।
- मैक्रो शुरू करने का दूसरा तरीका बटन पर क्लिक करना है मैक्रो टैब का डेवलपर, नाम चुनें और दबाएँ Daud.
टिप्स
- एक्सेल प्लगइन्स को केवल Microsoft वेबसाइटों से डाउनलोड करें, जब तक कि आप डेवलपर को नहीं जानते और उस पर भरोसा न करें।
- मैक्रोज़ का उपयोग साधारण कार्यों से, मान जोड़ने या ग्राफ़ बनाने से लेकर जटिल कार्यों तक, जैसे सेल वैल्यू के साथ विभिन्न ऑपरेशन करने, पिवट टेबल बनाने और कई तरह के फ़ॉर्मेटिंग करने के लिए किया जा सकता है।
- जब आप मैक्रोज़ के साथ एक स्प्रेडशीट खोलते हैं, तो बटन पर क्लिक करके कार्यक्षमता को सक्रिय करें सामग्री को सक्षम करें खिड़की के शीर्ष पर एक पीले सुरक्षा संदेश के अंदर।
चेतावनी
- मैक्रोज़ उन्हें रिकॉर्ड करते समय आपके द्वारा की गई हर बात को दोहराते हैं। इसलिए सावधान रहें कि गलती से एक गलत मूल्य दर्ज न करें, एक प्रोग्राम खोलें जिसे आप उपयोग नहीं करना चाहते हैं या किसी फ़ाइल को हटाना नहीं चाहते हैं।
- कार्यक्षमता का उपयोग दुर्भावनापूर्ण तरीके से किया जा सकता है, जैसे कंप्यूटर से महत्वपूर्ण फ़ाइलों को हटाना। अविश्वसनीय स्रोतों से मैक्रोज़ कभी न चलाएं!
